Instruksi ini menuntun anggota grup Extracurricular Offering - Workflow / User mengubah
data dokumen Extracurricular Offering yang sudah dibuat sebelumnya (lihat
Membuat Extracurricular Offering).
Memperbaiki atau melengkapi data dokumen Extracurricular Offering tanpa membuat dokumen baru.
- Dokumen yang akan diubah berstatus Draft. Field Extracurricular, Teacher,
Academic Year, Academic Term, Start Date, End Date, Responsible,
Reviewer, Operating Unit, seluruh field pada tab Quota, tab Billing, tab
Accounting, dan tab Groups hanya dapat disunting selama dokumen berada di status
ini.
- Company dan Note dapat diubah tanpa terikat status dokumen.
- Pengguna termasuk dalam grup Extracurricular Offering - Workflow / User (1 akun per
7 September 2026, yaitu Administrator).
- Kewenangan menekan tombol aksi pada dokumen ini (Confirm, Approve, dan seterusnya) diatur
terpisah — lihat
Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Offering.
- Akun Odoo YPII dengan keanggotaan grup Extracurricular Offering - Workflow / User.
- Buka menu School > Extracurricular > Extracurricular Offerings.
- Buka dokumen berstatus Draft yang akan diubah dari daftar.
- Ubah Extracurricular, Teacher, Academic Year, Academic Term, Start
Date, dan/atau End Date sesuai kebutuhan — kolom yang tampil dan wajib mengikuti
aturan yang sama seperti pada pembuatan dokumen (lihat
Membuat Extracurricular Offering).
- Ubah Responsible, Reviewer, dan/atau Operating Unit bila diperlukan.
- Company dan Note dapat diubah kapan pun, tidak terikat status Draft.
- Buka tab Quota untuk mengubah Minimum Quota dan Maximum Quota.
- Buka tab Billing untuk mengubah Currency, Pricelist, Product, Price
Unit, Taxes, Billing Mode, Billing Frequency, Customer Invoice Type, dan
Auto Confirm Customer Invoice.
- Buka tab Accounting untuk mengubah Receivable Journal dan Receivable Account.
- Buka tab Groups.
- Klik Add a line untuk menambah kelompok baru, atau ubah Name, Code,
Teachers, dan Maximum Quota pada baris kelompok yang sudah ada — aturan
pengisiannya sama seperti saat membuat dokumen (lihat
Membuat Extracurricular Offering).
Teachers yang dikosongkan berarti kelompok mengikuti Teacher pada data utama
offering, bukan berarti kelompok tanpa pembina.
- Hapus kelompok yang tidak diperlukan lagi dengan mengklik ikon tempat sampah di ujung
barisnya.
- Mengosongkan seluruh tab Groups membuat offering kembali berjalan sebagai satu
kelompok tunggal.
- Klik Save.
Perubahan tersimpan pada dokumen yang sama; dokumen tetap berstatus Draft dan siap
dilanjutkan ke tombol Confirm kapan pun diperlukan.
- Field tampil abu-abu (tidak bisa disunting) — dokumen sudah tidak berstatus Draft.
Field header, tab Quota, tab Billing, tab Accounting, dan tab Groups pada Extracurricular
Offering hanya dapat diubah selama dokumen di status ini.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan terkait Academic Term, End Date, atau Maximum Quota —
kombinasi nilai yang diisi tidak memenuhi syarat yang sama seperti saat pembuatan dokumen
(lihat
Membuat Extracurricular Offering).
Perbaiki nilainya lalu simpan ulang.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan Code sudah dipakai kelompok lain — Code pada tab
Groups harus berbeda antar kelompok dalam offering yang sama. Ganti dengan kode lain,
atau kosongkan.
- Baris kelompok pada tab Groups tidak bisa dihapus — kelompok tersebut masih memiliki
peserta yang menunjuknya. Pindahkan atau lepaskan peserta dari kelompok itu lebih dulu lewat
pengelolaan Extracurricular Participant, di luar cakupan instruksi ini.