Instruksi Kerja Mencatat Kehadiran lewat Aplikasi Absensi Karyawan ini memandu karyawan Yayasan
Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) mencatat kehadiran (check-in dan check-out) lewat layar
Absen — tab pertama sekaligus halaman default Aplikasi Absensi Karyawan setelah masuk. Setiap
kehadiran yang dicatat lewat layar ini langsung tersimpan ke Odoo YPII; Aplikasi Absensi Karyawan
sendiri tidak menyimpan catatan kehadiran apa pun.
Instruksi Kerja Mencatat Kehadiran lewat Aplikasi Absensi Karyawan bertujuan memastikan karyawan
dapat mencatat check-in dan check-out hariannya lewat layar Absen, serta memahami catatan dan
pesan yang tampil pada tiap keadaan.
Sebelum menjalankan Instruksi Kerja Mencatat Kehadiran lewat Aplikasi Absensi Karyawan:
hr.employee) di Odoo YPII.hr.timesheet) berstatus terbuka di Odoo YPII yang mencakup tanggal hariDua prasyarat di atas (tertaut ke data karyawan, dan ada lembar waktu terbuka) adalah aturan
Odoo YPII yang diperiksa lebih dulu sebelum tombol aksi ditampilkan. Bila salah satunya belum
terpenuhi, hubungi HR — ini tidak dapat diselesaikan sendiri lewat aplikasi.
Instruksi Kerja Mencatat Kehadiran lewat Aplikasi Absensi Karyawan dijalankan pada ponsel atau
komputer dengan GPS/geolokasi aktif dan browser yang mengizinkan akses lokasi, pada tab Absen
Aplikasi Absensi Karyawan.
Catatan berikut bersifat informasi, bukan kesalahan — tidak ada tindakan wajib selain yang
disebutkan:
<tanggal> masih terbuka. Tutup sekarang bila kamu memang baru pulang; bila jamnya<jam>. Jam yang tercatat adalah jam sekarang, bukan jam kamuSetelah Instruksi Kerja Mencatat Kehadiran lewat Aplikasi Absensi Karyawan selesai, kehadiran
karyawan tercatat di Odoo YPII dan kartu status pada layar Absen menampilkan keadaan terbaru.
Untuk melihat kehadiran yang sudah tercatat sebelumnya, lihat
Membaca Riwayat Kehadiran.
| Pesan | Penyebab | Penanganan |
|---|---|---|
| "Akunmu belum tertaut ke data karyawan, jadi absensi belum bisa dicatat. Hubungi HR untuk menautkannya di Odoo." | Akun Odoo karyawan belum tertaut ke data hr.employee. |
Hubungi HR untuk menautkan akun ke data karyawan di Odoo. |
| "Timesheet periode ini belum dibuka, jadi absensi belum bisa dicatat. Hubungi HR untuk membukanya di Odoo." | Belum ada lembar waktu (hr.timesheet) berstatus terbuka untuk periode ini di Odoo. |
Hubungi HR untuk membuka lembar waktu periode ini di Odoo. |
| "Absensi lewat aplikasi belum bisa dilakukan saat ini. Hubungi HR untuk mencatatkannya di Odoo." | Sebab lain di luar dua kondisi di atas. | Hubungi HR agar kehadiran dicatatkan langsung di Odoo. |
Kegagalan lokasi menghentikan proses sebelum ada permintaan yang terkirim ke server — ambang
akurasi yang diterima adalah 100 meter.
| Pesan | Penyebab |
|---|---|
| "Izin lokasi ditolak. Aktifkan izin lokasi untuk aplikasi ini di pengaturan browser, lalu coba lagi." | Izin akses lokasi ditolak di browser. |
| "Pembacaan lokasi terlalu lama. Pastikan GPS aktif, lalu coba lagi." | Pembacaan lokasi melebihi batas waktu. |
| "Lokasi tidak dapat ditentukan. Pindah ke tempat terbuka atau aktifkan GPS, lalu coba lagi." | Lokasi tidak dapat ditentukan perangkat. |
| "Lokasi masih terlalu kabur (akurasi N meter, maksimal 100 meter). Coba lagi di tempat terbuka." | Akurasi lokasi melebihi 100 meter. |
| "Fitur lokasi tidak tersedia di halaman ini. Buka aplikasi lewat alamat HTTPS agar perangkat mengizinkan pembacaan lokasi." | Aplikasi dibuka bukan lewat alamat HTTPS. |
Setelah 3 kali kegagalan berturut-turut dengan sebab yang sama, layar berhenti menawarkan
"coba lagi" dan menampilkan: "Lokasi tetap tidak terbaca setelah beberapa kali percobaan, jadi
absensi lewat aplikasi tidak dapat dilakukan sekarang. Mintalah HR mencatatkan kehadiranmu secara
manual di Odoo." Kegagalan dengan sebab yang berbeda mengembalikan kesempatan percobaan penuh.
Bila check-in atau check-out yang sudah ditekan justru menampilkan pesan penolakan (mis.
"Timesheet periode ini belum dibuka, jadi absensi belum bisa dicatat.", "Absensi itu sudah
ditutup.", "Lokasi belum terbaca dengan benar.", atau "Server sedang tidak dapat dihubungi."),
lihat penjelasan lengkap dan tindakannya di
Menangani Absensi yang Ditolak.