Instruksi Kerja Menangani Absensi yang Ditolak di Aplikasi Absensi Karyawan ini adalah acuan
lengkap bagi karyawan Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) untuk mengenali pesan
penolakan yang dapat muncul di Aplikasi Absensi Karyawan, memahami artinya, dan mengetahui
tindakan yang tersedia untuk masing-masing pesan. Pesan-pesan ini dapat muncul saat masuk ke
aplikasi, mencatat kehadiran, maupun membaca riwayat.
Instruksi Kerja Menangani Absensi yang Ditolak di Aplikasi Absensi Karyawan bertujuan memastikan
karyawan tidak kebingungan saat menerima pesan penolakan, dan tahu tindakan yang tepat untuk
setiap pesan — termasuk kapan harus mencoba lagi sendiri dan kapan harus menghubungi HR.
Instruksi Kerja Menangani Absensi yang Ditolak di Aplikasi Absensi Karyawan dijalankan saat
karyawan sudah mencoba masuk, mencatat kehadiran, atau membaca riwayat di Aplikasi Absensi
Karyawan, dan menerima sebuah pesan penolakan di layar.
Tidak ada peralatan tambahan di luar Aplikasi Absensi Karyawan yang sedang dipakai.
Aplikasi Absensi Karyawan memiliki tepat enam pesan penolakan berkalimat sendiri. Pesan di
luar keenam ini selalu jatuh ke satu kalimat penampung yang sama (lihat catatan di bawah tabel).
| Pesan yang dilihat karyawan | Muncul saat | Artinya bagi karyawan | Tindakan yang tersedia |
|---|---|---|---|
| "Timesheet periode ini belum dibuka, jadi absensi belum bisa dicatat." | Mencoba check-in atau check-out. | Odoo YPII belum membuka lembar waktu untuk periode ini, sehingga kehadiran belum bisa dicatat lewat aplikasi. Ini bukan kesalahan dari sisi karyawan. | Hubungi HR agar lembar waktu periode ini dibuka di Odoo. Tidak ada tombol coba lagi. |
| "Absensi itu sudah ditutup." | Mencoba check-out atas absensi yang ternyata sudah tercatat selesai di Odoo sejak layar terakhir dimuat. | Status absensi sudah berubah sebelum tombol ditekan. | Tekan tombol "Muat ulang status" — status terbaru diambil ulang secara otomatis. |
| "Lokasi belum terbaca dengan benar." | Mencoba check-in atau check-out. | Koordinat lokasi yang terkirim ke Odoo tidak valid. | Coba lagi dari tempat terbuka agar lokasi terbaca lebih akurat. |
| "Server sedang tidak dapat dihubungi." | Mencoba operasi apa pun — masuk, mencatat kehadiran, atau memuat riwayat. | Aplikasi gagal menghubungi server. | Coba lagi. Bila berulang, periksa koneksi internet perangkat. |
| "Username atau kata sandi salah." | Mencoba masuk ke aplikasi. | Username atau kata sandi yang dimasukkan tidak cocok dengan akun Odoo YPII. | Periksa kembali username dan kata sandi, lalu coba masuk lagi. |
| "Sesi kamu sudah berakhir. Silakan masuk lagi." | Sedang memakai aplikasi dan sesi login sudah tidak berlaku lagi. | Sesi masuk sebelumnya sudah kedaluwarsa. | Tekan "Masuk lagi" dan masuk ulang dengan akun Odoo YPII — lihat Masuk ke Aplikasi Absensi Karyawan. |
Pesan di luar keenam di atas — termasuk penolakan lain dari Odoo yang belum dikenali
secara khusus oleh aplikasi — semuanya ditampilkan sebagai kalimat yang sama: "Terjadi
gangguan. Silakan coba lagi beberapa saat lagi." Tekan tombol coba lagi setelah beberapa
saat; bila pesan ini terus berulang, hubungi HR agar kehadiran dapat dicatatkan langsung di
Odoo YPII.
Setelah Instruksi Kerja Menangani Absensi yang Ditolak di Aplikasi Absensi Karyawan dijalankan,
karyawan memahami arti pesan penolakan yang diterima dan sudah menjalankan tindakan yang sesuai
— baik mencoba lagi sendiri maupun menghubungi HR.