Sebelum sebuah dokumen School Payment Term Transfer dapat berpindah status, enam syarat
kelayakan pemindahan termin pembayaran harus terpenuhi seluruhnya. Keenam syarat ini
diperiksa dua kali: pertama saat pengguna menekan tombol Confirm
(lihat Mengonfirmasi School Payment Term Transfer),
dan kedua kalinya secara otomatis, tepat sebelum dokumen berpindah ke status Done begitu
persetujuan terakhir masuk.
Pemeriksaan kedua ini bukan pengulangan yang sia-sia: dokumen bisa menunggu persetujuan
untuk beberapa waktu, dan selama masa tunggu itu Customer Invoice tetap bisa diterbitkan
pada salah satu termin yang sedang ditransfer — baik termin sumber maupun termin tujuan.
Bila itu terjadi setelah Confirm tetapi sebelum persetujuan terakhir masuk, pemeriksaan
kedua inilah yang menangkapnya.
Tabel ini menjawab pertanyaan yang sering muncul dari pengguna School Payment Term Transfer:
"kenapa dokumen saya ditolak saat menekan Confirm?" dan "kenapa Approve saya ditolak
padahal sebelumnya Confirm berhasil?"
Baris dibaca sebagai syarat yang harus terpenuhi seluruhnya. Keenamnya diperiksa pada dua
titik yang sama: saat Confirm ditekan, dan sekali lagi secara otomatis sesaat sebelum
dokumen mencapai status Done.
| # | Syarat kelayakan | Bila tidak terpenuhi |
|---|---|---|
| 1 | Tab Transfer Detail berisi minimal satu baris | Tambahkan minimal satu baris pada tab Transfer Detail sebelum menekan Confirm |
| 2 | Source Term dan Destination Term (atau Admission Source Term dan Admission Destination Term pada jalur Admission) sama-sama terisi dan berbeda satu sama lain | Isi kedua field tersebut dengan termin yang berbeda — termin sumber dan termin tujuan tidak boleh sama |
| 3 | Source Term dan Destination Term sama-sama berasal dari dokumen Enrollment/Admission yang sama dengan yang tercantum pada field Enrollment/Admission dokumen transfer ini | Pilih ulang Source Term/Destination Term yang berasal dari Enrollment/Admission yang sama dengan dokumen transfer ini |
| 4 | Source Term dan Destination Term sama-sama belum punya Customer Invoice | Dokumen ini tidak dapat diteruskan sama sekali — batalkan lewat aksi Cancel (lihat Membatalkan School Payment Term Transfer), lalu buat dokumen transfer baru setelah kondisi kedua termin memungkinkan |
| 5 | Tiap baris pada tab Transfer Detail: Source Detail yang dipilih milik Source Term yang sama, belum memiliki baris tagihan, dan belum berstatus voided | Pilih Source Detail lain pada baris tersebut yang memenuhi ketiga syarat ini, atau hapus baris yang bermasalah |
| 6 | Tiap baris pada tab Transfer Detail: Source Detail yang dipilih ber-UoM Quantity tepat 1 | Pilih Source Detail lain yang UoM Quantity-nya 1 — detail dengan kuantitas selain 1 tidak dapat dipindahkan lewat dokumen ini |
Keenam syarat ini tidak tampil sebagai kolom pada formulir yang bisa diperiksa pengguna satu
per satu — ia adalah pemeriksaan yang berjalan di baliknya, pada dua titik yang sama persis:
sesaat setelah tombol Confirm ditekan, dan sesaat sebelum dokumen mencapai status
Done.
Bila dokumen ditolak saat Confirm, periksa kembali tab Transfer Detail: baris yang
kosong, atau Source Term/Destination Term yang sama, adalah penyebab paling umum.
Bila Approve ditolak padahal Confirm sebelumnya berhasil, penyebab paling umum adalah
salah satu termin sudah mendapat Customer Invoice sejak dokumen dikonfirmasi — satu-satunya
jalan pada kondisi ini adalah membatalkan dokumen lewat aksi Cancel.