| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-016 |
| Tanggal Efektif |
13 Mei 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #PHK #MeninggalDunia #TerminationTransition #TransitionChecklist #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap proses pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawan yang meninggal dunia diproses secara tertib, terdokumentasi dengan benar, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga seluruh kewajiban transisi dan hak-hak yang menjadi tanggung jawab yayasan kepada ahli waris diselesaikan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Pemicu (Start Event): Karyawan dilaporkan meninggal dunia dan informasi tersebut diterima oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Termination transition karyawan yang meninggal dunia telah diselesaikan secara otomatis oleh Odoo setelah transition checklist disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Termination transition ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staf SDM Cabang dan Staf SDM Pusat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan proses PHK karena meninggal dunia di sistem Odoo.
- Pengecualian: PHK dengan alasan selain meninggal dunia (seperti pensiun, pengunduran diri, atau pelanggaran disiplin) tidak dicakup dalam SOP ini dan diproses melalui prosedur tersendiri.
- Termination Transition: Dokumen di Odoo yang merekam proses pemutusan hubungan kerja karyawan beserta alasan pemutusan (dalam hal ini: meninggal dunia), dibuat oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Alasan Meninggal Dunia: Klasifikasi termination transition yang menandakan bahwa PHK dilakukan karena karyawan meninggal dunia.
- Konfirmasi Termination Transition: Tindakan mengubah status termination transition dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Transition Checklist Meninggal Dunia: Dokumen di Odoo yang dibuat secara otomatis oleh sistem setelah termination transition disetujui, berisi daftar item-item yang wajib diselesaikan dalam rangka proses transisi pemutusan hubungan kerja (baik yang bersifat manual maupun otomatis).
- Item Checklist Manual: Item dalam transition checklist yang penyelesaiannya memerlukan tindakan nyata oleh Staf SDM, seperti pengumpulan dokumen, penyelesaian administrasi, atau konfirmasi dari pihak terkait.
- Item Checklist Otomatis: Item dalam transition checklist yang penyelesaiannya dilakukan secara otomatis oleh sistem Odoo tanpa memerlukan intervensi manusia.
- Konfirmasi Otomatis Transition Checklist Meninggal Dunia: Tindakan konfirmasi yang dijalankan secara otomatis oleh Odoo setelah seluruh item checklist manual dan otomatis pada transition checklist telah terpenuhi.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak termination transition maupun transition checklist, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah dokumen dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah dokumen disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah dokumen ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit termination transition, serta memeriksa dan memvalidasi item checklist manual pada transition checklist di Odoo untuk karyawan cabang atau unit yang berada di bawah cabang tersebut.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit termination transition, serta memeriksa dan memvalidasi item checklist manual pada transition checklist di Odoo untuk karyawan pusat.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak termination transition dan transition checklist di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis, otomasi, konfirmasi otomatis transition checklist, serta menyelesaikan termination transition secara otomatis pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Informasi meninggal duniya karyawan wajib telah diterima dan diverifikasi oleh Staf SDM sebelum proses ini dimulai.
- Karyawan yang meninggal dunia wajib berstatus aktif di Odoo pada saat termination transition dibuat.
- Hierarki persetujuan termination transition dan transition checklist wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event - Message] Staf SDM menerima informasi bahwa karyawan meninggal dunia. SOP ini dimulai.
2.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat membuat termination transition di Odoo dengan alasan meninggal dunia. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-080: Membuat Termination Transition di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa termination transition di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-081: Memeriksa Termination Transition di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah termination transition sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengkonfirmasi termination transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-082: Mengkonfirmasi Termination Transition di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi termination transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-151: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia))
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah termination transition lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi termination transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-152: Otomasi Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia))
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap termination transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-084: Menyetujui Termination Transition di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-025: Pihak Berwenang Persetujuan Termination Transition (PHK Meninggal Dunia))
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah termination transition disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan termination transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-153: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia))
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah termination transition lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan termination transition, termasuk pembuatan transition checklist yang sesuai untuk meninggal dunia. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-154: Otomasi Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia))
14.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa dan memvalidasi semua item checklist manual pada transition checklist di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-085: Memeriksa dan Memvalidasi Checklist Manual pada Transition Checklist Meninggal Dunia di Odoo)
15.0 [Service Task] Sistem Odoo mengkonfirmasi transition checklist secara otomatis setelah seluruh item checklist manual dan otomatis telah terpenuhi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-160: Konfirmasi Otomatis Transition Checklist Meninggal Dunia)
16.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi transition checklist. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-161: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia)
17.0 [Exclusive Gateway] Apakah transition checklist lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 17.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 18.0.
- 17.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 17.E1.
18.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi transition checklist. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-162: Otomasi Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia)
19.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap transition checklist di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-086: Menyetujui Transition Checklist Meninggal Dunia di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-026: Pihak Berwenang Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia)
20.0 [Exclusive Gateway] Apakah transition checklist disetujui oleh pihak berwenang?
- 20.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 21.0.
- 20.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah C1.0 (Alur Alternatif C).
21.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan transition checklist. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-163: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia)
22.0 [Exclusive Gateway] Apakah transition checklist lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 22.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 23.0.
- 22.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 22.E1.
23.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan transition checklist dan menyelesaikan termination transition secara otomatis. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-164: Otomasi Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia)
24.0 [End Event - Success] Proses pemutusan hubungan kerja karena meninggal dunia selesai. Termination transition telah diselesaikan secara otomatis oleh Odoo setelah seluruh transition checklist disetujui dan semua otomasi pasca persetujuan berhasil dijalankan.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit termination transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-083: Mengedit Termination Transition di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap termination transition yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan termination transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-155: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia))
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah termination transition lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan termination transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-156: Otomasi Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia))
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pemutusan hubungan kerja karena meninggal dunia berakhir karena termination transition ditolak. Status termination transition diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
C1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan transition checklist. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-165: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia)
C2.0 [Exclusive Gateway] Apakah transition checklist lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- C2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah C3.0.
- C2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah C2.E1.
C3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan transition checklist. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-166: Otomasi Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia)
C4.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat melakukan pemeriksaan dan validasi ulang terhadap semua item checklist manual pada transition checklist di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-085: Memeriksa dan Memvalidasi Checklist Manual pada Transition Checklist Meninggal Dunia di Odoo)
C5.0 Kembali ke Langkah 15.0 setelah seluruh item checklist manual dan otomatis terpenuhi kembali.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi termination transition tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-157: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia))
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan termination transition tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-158: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia))
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan termination transition tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-159: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia))
- 17.E1 [Boundary Error — Langkah 17.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi transition checklist tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-167: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia)
- 22.E1 [Boundary Error — Langkah 22.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan transition checklist tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-168: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia)
- C2.E1 [Boundary Error — Langkah C2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan transition checklist tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-169: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia)
- Tabel Keputusan:
- DEC-ADM-025: Pihak Berwenang Persetujuan Termination Transition (PHK Meninggal Dunia)
- DEC-ADM-026: Pihak Berwenang Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia
- Instruksi Kerja — Termination Transition:
- Instruksi Kerja — Transition Checklist Meninggal Dunia:
- IK-ADM-085: Memeriksa dan Memvalidasi Checklist Manual pada Transition Checklist Meninggal Dunia di Odoo
- IK-ADM-086: Menyetujui Transition Checklist Meninggal Dunia di Odoo
- Otomasi Sistem — Termination Transition:
- AUT-ADM-151: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-152: Otomasi Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-153: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-154: Otomasi Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-155: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-156: Otomasi Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-157: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-158: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- AUT-ADM-159: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Termination Transition (Meninggal Dunia)
- Otomasi Sistem — Transition Checklist Meninggal Dunia:
- AUT-ADM-160: Konfirmasi Otomatis Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-161: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-162: Otomasi Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-163: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-164: Otomasi Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-165: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-166: Otomasi Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-167: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-168: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Transition Checklist Meninggal Dunia
- AUT-ADM-169: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Transition Checklist Meninggal Dunia