| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-009 |
| Tanggal Efektif |
29 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #MutasiKaryawan #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap perpindahan karyawan antar unit, cabang, atau pusat diproses secara tertib, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga perpindahan karyawan tercatat dengan benar dan seluruh pihak terdampak telah melaksanakan serah terima pekerjaan serta orientasi dengan semestinya.
- Pemicu (Start Event): Ada kebutuhan untuk memindahkan karyawan dari unit ke unit lain, dari unit ke cabang, dari cabang ke unit, dari cabang ke cabang lain, dari cabang ke pusat, atau dari pusat ke cabang.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Mutation transition telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang, seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan, karyawan yang dimutasi telah melaksanakan hand over pekerjaan, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan.
- Alur Alternatif B: Mutation transition ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staf SDM Cabang dan Staf SDM Pusat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan mutasi karyawan di sistem Odoo.
- Pengecualian: Perpindahan karyawan yang bersifat promosi jabatan atau rotasi sementara (non-permanen) dalam lingkup satu unit/cabang yang sama tidak dicakup dalam SOP ini dan diproses melalui prosedur tersendiri.
- Mutasi Karyawan: Perpindahan karyawan secara permanen dari satu unit organisasi ke unit organisasi lainnya, baik dalam lingkup antar unit, antar cabang, maupun antara cabang dengan pusat.
- Mutation Transition: Dokumen di Odoo yang merekam rencana perpindahan karyawan dari posisi/lokasi asal ke posisi/lokasi tujuan, dibuat oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Konfirmasi Mutation Transition: Tindakan mengubah status mutation transition dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Hand Over Pekerjaan: Proses serah terima tanggung jawab, informasi, dan pekerjaan yang sedang berjalan dari karyawan yang dimutasi kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Orientasi Karyawan: Pengenalan dan pembekalan awal yang diberikan oleh atasan baru kepada karyawan yang baru bergabung di unit/cabang/pusat tujuan.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak mutation transition, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data mutation transition memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah mutation transition dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah mutation transition disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah mutation transition ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit mutation transition di Odoo untuk karyawan cabang atau unit yang berada di bawah cabang tersebut.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit mutation transition di Odoo untuk karyawan pusat, serta mengawasi proses mutasi yang melibatkan perpindahan ke atau dari pusat.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak mutation transition di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Karyawan yang Dimutasi: Melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Atasan Baru: Memberikan orientasi kepada karyawan yang baru bergabung di unit/cabang/pusat tujuan.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Kebutuhan perpindahan karyawan wajib memenuhi kondisi yang diatur dalam DEC-ADM-011: Kondisi Mutasi Karyawan Diizinkan sebelum mutation transition dibuat di Odoo.
- Karyawan yang akan dimutasi wajib berstatus aktif di Odoo.
- Posisi/jabatan tujuan wajib sudah tersedia dan terkonfigurasi di master data Odoo sebelum mutation transition dibuat.
- Hierarki persetujuan mutation transition wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event] Ada kebutuhan untuk memindahkan karyawan dari unit ke unit lain, dari unit ke cabang, dari cabang ke unit, dari cabang ke cabang lain, dari cabang ke pusat, atau dari pusat ke cabang.
2.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat membuat mutation transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-037: Membuat Mutation Transition di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa mutation transition di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-038: Memeriksa Mutation Transition di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah mutation transition sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengkonfirmasi mutation transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-039: Mengkonfirmasi Mutation Transition di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-078: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Mutation Transition)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah mutation transition lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-079: Otomasi Pasca Konfirmasi Mutation Transition)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap mutation transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-041: Menyetujui Mutation Transition di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-012: Pihak Berwenang Persetujuan Mutasi Karyawan)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah mutation transition disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-080: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Mutation Transition)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah mutation transition lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-081: Otomasi Pasca Persetujuan Mutation Transition)
14.0 [User Task] Karyawan yang Dimutasi melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-042: Melaksanakan Hand Over Pekerjaan Karyawan yang Dimutasi)
15.0 [User Task] Atasan Baru memberikan orientasi kepada karyawan yang baru bergabung di unit/cabang/pusat tujuan. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-043: Memberikan Orientasi Karyawan yang Dimutasi)
16.0 [End Event - Success] Proses mutasi karyawan selesai. Mutation transition telah disetujui, karyawan telah melaksanakan hand over pekerjaan, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit mutation transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-040: Mengedit Mutation Transition di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap mutation transition yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-082: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Mutation Transition)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah mutation transition lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan mutation transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-083: Otomasi Pasca Penolakan Mutation Transition)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses mutasi karyawan berakhir karena mutation transition ditolak. Status mutation transition diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-084: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Mutation Transition)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-085: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Mutation Transition)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-086: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Mutation Transition)
- Tabel Keputusan:
- DEC-ADM-011: Kondisi Mutasi Karyawan Diizinkan
- DEC-ADM-012: Pihak Berwenang Persetujuan Mutasi Karyawan
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-ADM-078: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Mutation Transition
- AUT-ADM-079: Otomasi Pasca Konfirmasi Mutation Transition
- AUT-ADM-080: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Mutation Transition
- AUT-ADM-081: Otomasi Pasca Persetujuan Mutation Transition
- AUT-ADM-082: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Mutation Transition
- AUT-ADM-083: Otomasi Pasca Penolakan Mutation Transition
- AUT-ADM-084: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Mutation Transition
- AUT-ADM-085: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Mutation Transition
- AUT-ADM-086: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Mutation Transition