| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-010 |
| Tanggal Efektif |
29 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #PromosiKaryawan #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap kenaikan jabatan karyawan, baik promosi di dalam unit kerja yang sama maupun promosi ke unit kerja lain, diproses secara tertib, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga perubahan jabatan karyawan tercatat dengan benar dan seluruh pihak terdampak telah melaksanakan serah terima pekerjaan serta orientasi dengan semestinya.
- Pemicu (Start Event): Ada kebutuhan untuk mempromosikan karyawan, baik promosi ke jabatan yang lebih tinggi dalam unit kerja yang sama maupun promosi ke jabatan yang lebih tinggi di unit kerja lain.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Promotion transition telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang, seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan, karyawan yang dipromosi telah melaksanakan hand over pekerjaan di posisi lamanya, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya.
- Alur Alternatif B: Promotion transition ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staf SDM Cabang dan Staf SDM Pusat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan promosi karyawan di sistem Odoo.
- Pengecualian: Perpindahan karyawan yang bersifat mutasi (perpindahan lateral tanpa kenaikan jabatan) atau rotasi sementara tidak dicakup dalam SOP ini dan diproses melalui SOP-ADM-009: Mutasi Karyawan.
- Promosi Karyawan: Kenaikan jabatan karyawan ke posisi yang lebih tinggi, baik dalam unit kerja yang sama maupun ke unit kerja lain.
- Promotion Transition: Dokumen di Odoo yang merekam rencana kenaikan jabatan karyawan dari posisi asal ke posisi tujuan yang lebih tinggi, dibuat oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Konfirmasi Promotion Transition: Tindakan mengubah status promotion transition dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Hand Over Pekerjaan: Proses serah terima tanggung jawab, informasi, dan pekerjaan yang sedang berjalan dari karyawan yang dipromosi kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Orientasi Karyawan: Pengenalan dan pembekalan awal yang diberikan oleh atasan di posisi baru kepada karyawan yang baru dipromosi.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak promotion transition, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data promotion transition memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah promotion transition dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah promotion transition disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah promotion transition ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit promotion transition di Odoo untuk karyawan cabang atau unit yang berada di bawah cabang tersebut.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit promotion transition di Odoo untuk karyawan pusat, serta mengawasi proses promosi yang melibatkan perpindahan ke atau dari pusat.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak promotion transition di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Karyawan yang Dipromosi: Melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Atasan Baru: Memberikan orientasi kepada karyawan yang baru dipromosi di posisi barunya.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Kebutuhan promosi karyawan wajib memenuhi kondisi yang diatur dalam DEC-ADM-013: Kondisi Promosi Karyawan Diizinkan sebelum promotion transition dibuat di Odoo.
- Karyawan yang akan dipromosi wajib berstatus aktif di Odoo.
- Posisi/jabatan tujuan wajib sudah tersedia dan terkonfigurasi di master data Odoo sebelum promotion transition dibuat.
- Hierarki persetujuan promotion transition wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event] Ada kebutuhan untuk mempromosikan karyawan, baik promosi ke jabatan yang lebih tinggi dalam unit kerja yang sama maupun promosi ke jabatan yang lebih tinggi di unit kerja lain.
2.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat membuat promotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-044: Membuat Promotion Transition di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa promotion transition di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-045: Memeriksa Promotion Transition di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah promotion transition sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengkonfirmasi promotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-046: Mengkonfirmasi Promotion Transition di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-087: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Promotion Transition)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah promotion transition lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-088: Otomasi Pasca Konfirmasi Promotion Transition)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap promotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-048: Menyetujui Promotion Transition di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-014: Pihak Berwenang Persetujuan Promosi Karyawan)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah promotion transition disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-089: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Promotion Transition)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah promotion transition lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-090: Otomasi Pasca Persetujuan Promotion Transition)
14.0 [User Task] Karyawan yang Dipromosi melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-049: Melaksanakan Hand Over Pekerjaan Karyawan yang Dipromosi)
15.0 [User Task] Atasan Baru memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-050: Memberikan Orientasi Karyawan yang Dipromosi)
16.0 [End Event - Success] Proses promosi karyawan selesai. Promotion transition telah disetujui, karyawan telah melaksanakan hand over pekerjaan di posisi lamanya, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit promotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-047: Mengedit Promotion Transition di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap promotion transition yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-091: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Promotion Transition)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah promotion transition lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan promotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-092: Otomasi Pasca Penolakan Promotion Transition)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses promosi karyawan berakhir karena promotion transition ditolak. Status promotion transition diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-093: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Promotion Transition)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-094: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Promotion Transition)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-095: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Promotion Transition)
- Tabel Keputusan:
- DEC-ADM-013: Kondisi Promosi Karyawan Diizinkan
- DEC-ADM-014: Pihak Berwenang Persetujuan Promosi Karyawan
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-ADM-087: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Promotion Transition
- AUT-ADM-088: Otomasi Pasca Konfirmasi Promotion Transition
- AUT-ADM-089: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Promotion Transition
- AUT-ADM-090: Otomasi Pasca Persetujuan Promotion Transition
- AUT-ADM-091: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Promotion Transition
- AUT-ADM-092: Otomasi Pasca Penolakan Promotion Transition
- AUT-ADM-093: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Promotion Transition
- AUT-ADM-094: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Promotion Transition
- AUT-ADM-095: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Promotion Transition