| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-011 |
| Tanggal Efektif |
29 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #DemosiKaryawan #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap penurunan jabatan karyawan, baik demosi di dalam unit kerja yang sama maupun demosi ke unit kerja lain, diproses secara tertib, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga perubahan jabatan karyawan tercatat dengan benar dan seluruh pihak terdampak telah melaksanakan serah terima pekerjaan serta orientasi dengan semestinya.
- Pemicu (Start Event): Ada kebutuhan untuk mendemosi karyawan, baik demosi ke jabatan yang lebih rendah dalam unit kerja yang sama maupun demosi ke jabatan yang lebih rendah di unit kerja lain.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Demotion transition telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang, seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan, karyawan yang didemosi telah melaksanakan hand over pekerjaan di posisi lamanya, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya.
- Alur Alternatif B: Demotion transition ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staf SDM Cabang dan Staf SDM Pusat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan demosi karyawan di sistem Odoo.
- Pengecualian: Perpindahan karyawan yang bersifat mutasi (perpindahan lateral tanpa perubahan jabatan) tidak dicakup dalam SOP ini dan diproses melalui SOP-ADM-009: Mutasi Karyawan. Kenaikan jabatan karyawan diproses melalui SOP-ADM-010: Promosi Karyawan.
- Demosi Karyawan: Penurunan jabatan karyawan ke posisi yang lebih rendah, baik dalam unit kerja yang sama maupun ke unit kerja lain.
- Demotion Transition: Dokumen di Odoo yang merekam rencana penurunan jabatan karyawan dari posisi asal ke posisi tujuan yang lebih rendah, dibuat oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Konfirmasi Demotion Transition: Tindakan mengubah status demotion transition dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Hand Over Pekerjaan: Proses serah terima tanggung jawab, informasi, dan pekerjaan yang sedang berjalan dari karyawan yang didemosi kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Orientasi Karyawan: Pengenalan dan pembekalan awal yang diberikan oleh atasan di posisi baru kepada karyawan yang baru didemosi.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak demotion transition, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data demotion transition memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah demotion transition dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah demotion transition disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah demotion transition ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit demotion transition di Odoo untuk karyawan cabang atau unit yang berada di bawah cabang tersebut.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit demotion transition di Odoo untuk karyawan pusat, serta mengawasi proses demosi yang melibatkan perpindahan ke atau dari pusat.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak demotion transition di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Karyawan yang Didemosi: Melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya.
- Atasan Baru: Memberikan orientasi kepada karyawan yang baru didemosi di posisi barunya.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Kebutuhan demosi karyawan wajib memenuhi kondisi yang diatur dalam DEC-ADM-015: Kondisi Demosi Karyawan Diizinkan sebelum demotion transition dibuat di Odoo.
- Karyawan yang akan didemosi wajib berstatus aktif di Odoo.
- Posisi/jabatan tujuan wajib sudah tersedia dan terkonfigurasi di master data Odoo sebelum demotion transition dibuat.
- Hierarki persetujuan demotion transition wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event] Ada kebutuhan untuk mendemosi karyawan, baik demosi ke jabatan yang lebih rendah dalam unit kerja yang sama maupun demosi ke jabatan yang lebih rendah di unit kerja lain.
2.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat membuat demotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-051: Membuat Demotion Transition di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa demotion transition di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-052: Memeriksa Demotion Transition di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah demotion transition sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengkonfirmasi demotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-053: Mengkonfirmasi Demotion Transition di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-096: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Demotion Transition)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah demotion transition lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-097: Otomasi Pasca Konfirmasi Demotion Transition)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap demotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-055: Menyetujui Demotion Transition di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-016: Pihak Berwenang Persetujuan Demosi Karyawan)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah demotion transition disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-098: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Demotion Transition)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah demotion transition lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-099: Otomasi Pasca Persetujuan Demotion Transition)
14.0 [User Task] Karyawan yang Didemosi melaksanakan hand over pekerjaan kepada pengganti atau penanggung jawab sementara di posisi lamanya. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-056: Melaksanakan Hand Over Pekerjaan Karyawan yang Didemosi)
15.0 [User Task] Atasan Baru memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-057: Memberikan Orientasi Karyawan yang Didemosi)
16.0 [End Event - Success] Proses demosi karyawan selesai. Demotion transition telah disetujui, karyawan telah melaksanakan hand over pekerjaan di posisi lamanya, dan atasan baru telah memberikan orientasi kepada karyawan di posisi barunya.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit demotion transition di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-054: Mengedit Demotion Transition di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap demotion transition yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-100: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Demotion Transition)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah demotion transition lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan demotion transition. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-101: Otomasi Pasca Penolakan Demotion Transition)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses demosi karyawan berakhir karena demotion transition ditolak. Status demotion transition diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-102: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Demotion Transition)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-103: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Demotion Transition)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-104: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Demotion Transition)
- Tabel Keputusan:
- DEC-ADM-015: Kondisi Demosi Karyawan Diizinkan
- DEC-ADM-016: Pihak Berwenang Persetujuan Demosi Karyawan
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-ADM-096: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Demotion Transition
- AUT-ADM-097: Otomasi Pasca Konfirmasi Demotion Transition
- AUT-ADM-098: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Demotion Transition
- AUT-ADM-099: Otomasi Pasca Persetujuan Demotion Transition
- AUT-ADM-100: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Demotion Transition
- AUT-ADM-101: Otomasi Pasca Penolakan Demotion Transition
- AUT-ADM-102: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Demotion Transition
- AUT-ADM-103: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Demotion Transition
- AUT-ADM-104: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Demotion Transition