Mendorong leads YPII berstatus "Siap Daftar" untuk masuk ke proses pembelian formulir SPMB (Seleksi Penerimaan Murid Baru) dengan cara yang aktif. Pada Rev 7, mekanisme dilakukan melalui update status di Odoo oleh Admin TU (Tata Usaha) yang secara otomatis memicu (trigger) email aktivasi akun dari Sistem Odoo ke Sistem SPMB Online Yayasan. Tujuan SOP ini memastikan setiap leads yang siap mendaftar menerima link set password dan informasi formulir dengan nominal yang sesuai unit dan jalur (internal/eksternal).
Berlaku untuk leads yang sudah berstatus "Siap Daftar" (hasil dari F2-2). SOP ini mencakup tindakan Admin TU mengubah status leads di Odoo menjadi "Penawaran Formulir" dan reaksi otomatis Sistem Odoo berupa pengiriman email aktivasi akun ke Sistem SPMB Online Yayasan. Proses berakhir ketika email aktivasi terkirim dan leads dapat melanjutkan ke F4-2 (halaman beli formulir).
Sejak Rev 7, mekanisme lama berupa pop-up form mandiri untuk pendaftaran akun beserta verifikasi OTP (One-Time Password) email sudah tidak berlaku dan dihapus total. Leads tidak lagi diminta mengisi form pendaftaran akun sendiri; Admin TU yang secara aktif mendorong leads melalui update status di Odoo.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| OTP | One-Time Password — mekanisme verifikasi lama yang dihapus pada Rev 7 |
| Siap Daftar | Status leads di Odoo yang menyatakan leads siap melanjutkan ke proses pendaftaran formulir (hasil F2-2) |
| Penawaran Formulir | Status di Odoo yang di-set Admin TU untuk leads "Siap Daftar" sebagai penanda penawaran formulir aktif; perubahan status ini memicu email aktivasi otomatis |
| Sistem Odoo | Sistem CRM/pipeline SPMB tempat Admin TU mengelola status leads dan tempat trigger email aktivasi dijalankan via API |
| Sistem SPMB Online Yayasan | Sistem pendaftaran online Yayasan tempat orang tua melakukan set password dan pembelian formulir |
| Email Aktivasi | Email otomatis berisi link set password akun dan informasi formulir dengan nominal sesuai unit dan jalur, dikirim Sistem Odoo via API saat status diubah ke "Penawaran Formulir" |
| Jalur Internal/Eksternal | Pembeda nominal formulir: internal untuk keluarga terkait YPII, eksternal untuk umum (sumber Pre-1 item 11) |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible (trigger) — mengubah status leads "Siap Daftar" menjadi "Penawaran Formulir" di Odoo |
| PIC SPMB | Accountable — bertanggung jawab atas keberhasilan proses penawaran formulir |
| Sistem Odoo | Responsible (API) — memicu pengiriman email aktivasi otomatis ke Sistem SPMB Online Yayasan saat status diubah |
| Cantum | Consulted — eskalasi teknis bila email aktivasi tidak terkirim atau integrasi API bermasalah |
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU mengidentifikasi leads yang sudah berstatus "Siap Daftar" di Odoo (hasil dari F2-2) yang siap ditawari pembelian formulir.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU mengubah status leads di Odoo dari "Siap Daftar" menjadi "Penawaran Formulir". Tindakan ini merupakan dorongan aktif dari YPII kepada orang tua — bukan menunggu orang tua mengisi form pendaftaran sendiri.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Saat status diubah menjadi "Penawaran Formulir", Sistem Odoo secara otomatis memicu (trigger) pengiriman email aktivasi via API ke Sistem SPMB Online Yayasan. Email berisi link set password akun dan informasi formulir dengan nominal yang sesuai unit dan jalur (internal/eksternal) berdasarkan Pre-1 item 11.
Pelaksana: Leads (orang tua)
Aktivitas: Orang tua menerima email aktivasi, mengeklik link set password untuk mengaktifkan akun di Sistem SPMB Online Yayasan, lalu melihat informasi formulir beserta nominalnya.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memverifikasi status leads telah berubah dan email aktivasi telah terkirim. Jika email tidak terkirim, Admin TU memeriksa konfigurasi integrasi API Odoo–Sistem SPMB Online dan melakukan eskalasi ke Cantum.