Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara penetapan status Pending Decision bagi leads (calon pendaftar) Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) Yayasan Pendidikan Indonesia Indonesia (YPII) yang menyatakan membutuhkan waktu untuk memutuskan. SOP ini memastikan leads tersebut dikelola dengan tanggal expiry yang disepakati, bukti percakapan yang terlampir, serta tindak lanjut manual yang konsisten.
Proses PD-1 merupakan proses Sprint 1 (fase F2) yang BARU diperkenalkan pada Revisi 7 (Rev 7).
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas). Status Pending Decision dapat ditetapkan pada fase F2 (Follow-Up Awal), khususnya di F2-2 (pasca follow-up), atau pasca pengumuman hasil seleksi di F5-b. SOP ini mencakup proses sejak orang tua menyatakan butuh waktu memutuskan hingga leads merespons atau tanggal expiry terlewat.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Leads | Calon pendaftar yang identitasnya tercatat di Odoo |
| Pending Decision | Status leads yang menyatakan butuh waktu memutuskan — bukan menolak dan bukan siap daftar |
| Tanggal Expiry | Batas waktu yang disepakati dengan orang tua bagi leads untuk merespons keputusannya |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| Cut-off | Tanggal tutup (batas akhir) SPMB untuk unit, sesuai Pre-1 item 6 |
| Odoo | Sistem ERP yang menyimpan data dan status leads SPMB |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible (R) — menetapkan status Pending Decision, mengisi tanggal expiry, melampirkan bukti, dan memicu tindak lanjut manual |
| PIC SPMB | Accountable (A) — bertanggung jawab atas kebenaran penanganan status Pending Decision |
Pelaksana: Admin TU
Input: Hasil interaksi dengan orang tua di F2-2 atau pasca pengumuman hasil seleksi di F5-b
Aktivitas: Admin TU mengidentifikasi bahwa orang tua menyatakan butuh waktu untuk memutuskan. Kondisi ini dibedakan dengan jelas dari penolakan maupun kesiapan mendaftar. Permintaan waktu ini dapat muncul di F2-2 (pasca follow-up) atau di F5-b (pasca pengumuman hasil seleksi).
Output: Konfirmasi bahwa leads membutuhkan waktu memutuskan.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU mengubah status leads menjadi Pending Decision di Odoo. Tanggal expiry diisi oleh Admin TU sesuai kesepakatan dengan orang tua; tanggal ini bersifat fleksibel dan tidak memiliki batas default.
Output: Status Pending Decision dengan tanggal expiry yang tercatat di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU melampirkan (attach) screenshot percakapan dengan orang tua ke Odoo sebagai bukti penetapan status Pending Decision.
Output: Bukti percakapan terlampir di record Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memantau secara manual tanggal expiry yang tercatat di Odoo karena TIDAK ada expiry otomatis. Apabila leads merespons sebelum tanggal expiry, Admin TU memperbarui status sesuai keputusan orang tua (Siap Daftar, Tidak Tertarik, atau Pending Decision lagi dengan tanggal expiry baru disertai bukti chat baru). Apabila tanggal expiry terlewat tanpa respons, Admin TU memicu (trigger) secara manual ke F3-1 Cycle 1, dan status berubah dari Pending Decision menjadi Menunggu Respon.
Output: Status leads diperbarui sesuai keputusan, atau leads dialihkan ke F3-1 Cycle 1.
Pending Decision berbeda dari status 'Pending Tahun Depan' yang sudah dihapus pada Rev 7. Status ini hanya berlaku dalam Tahun Ajaran yang sama dengan batas cut-off, dan tidak digunakan untuk menunda pendaftaran ke tahun ajaran berikutnya.