Mengaktifkan tiga channel akuisisi leads YPII dengan tiga mekanisme yang berbeda: (1) Feeder Internal melalui koordinasi langsung antar unit jenjang dan QR permanen Feeder Internal, (2) Referral Wali Murid melalui distribusi kode REF-xxxx kepada orang tua gelombang 1, dan (3) Media Cetak melalui QR resmi pada materi cetak. SOP ini memastikan setiap channel aktif dengan label dan mekanisme yang benar sehingga leads tertelusur sumbernya di Odoo.
Berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung. Prasyarat: Pre-2 selesai (QR permanen Feeder Internal dan QR permanen Media Cetak sudah aktif). SOP ini hanya mengatur aktivasi channel akuisisi. Validasi Kode Khusus (termasuk kode REF-xxxx dan kode SIB-xxxx untuk sibling) dilakukan saat leads mendaftar di F1-1, bukan di F0-4.
SIBLING/ALUMNI BUKAN channel akuisisi. Sibling adalah Kode Khusus (SIB-xxxx) yang dipakai orang tua saat mendaftar di F1-1, divalidasi otomatis oleh Odoo terhadap Data Master Siswa Aktif (Pre-1 item 1). Tidak ada QR Sibling dan tidak ada aktivasi channel Sibling di F0. Jangan menyiapkan QR atau channel khusus untuk Sibling.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| Feeder Internal | Channel akuisisi dari unit jenjang sebelumnya (TK ke SD, SD ke SMP, SMP ke SMA); leads masuk via QR permanen Feeder Internal |
| QR Permanen Feeder Internal | QR standar untuk channel feeder internal yang berlaku sepanjang SPMB (dari Pre-2) |
| Referral Wali Murid | Channel akuisisi dari orang tua gelombang 1 yang mereferensikan keluarga/kenalan; ditandai dengan kode REF-xxxx |
| Kode REF-xxxx | Kode referral yang didistribusikan Tim SPMB ke orang tua gelombang 1, dimasukkan orang tua yang direferensikan di kolom Kode Khusus pada pop-up form |
| Media Cetak | Channel akuisisi dari materi cetak (MMT, brosur, flyer) yang memuat QR resmi; tidak memakai kode khusus |
| QR Permanen Media Cetak | QR resmi pada materi cetak yang membuat leads scan masuk Odoo berlabel Media Cetak (dari Pre-2) |
| Kode Khusus | Kolom pada pop-up form untuk memasukkan kode validasi seperti REF-xxxx (referral) atau SIB-xxxx (sibling), divalidasi otomatis di F1-1 |
| Kode SIB-xxxx | Kode khusus sibling, divalidasi otomatis Odoo terhadap Data Master Siswa Aktif; sibling bukan channel akuisisi |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Tim Yayasan | Koordinasi formal dengan unit feeder jenjang sebelumnya |
| Tim SPMB per unit | Mendistribusikan kode REF-xxxx ke orang tua gelombang 1 dan memastikan materi media cetak memuat QR resmi |
| PIC SPMB | Memastikan semua channel aktif; menangani eskalasi referral dan media cetak |
| Admin TU | Memantau leads yang masuk dari ketiga channel di Odoo dan memastikan label channel benar |
| Ketua Yayasan Cabang | Eskalasi bila koordinasi feeder internal bermasalah |
Pelaksana: Tim Yayasan
Aktivitas: Tim Yayasan berkoordinasi secara langsung dan formal dengan unit jenjang sebelumnya (melalui surat atau pertemuan resmi) untuk memastikan jalur feeder internal aktif. Leads dari channel ini masuk ke Odoo melalui QR permanen Feeder Internal. Tim SPMB menyediakan materi informasi jenjang berikutnya yang dapat dibagikan ke orang tua feeder.
Durasi: Selesai sebelum SPMB dibuka
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB mendistribusikan kode REF-xxxx kepada orang tua gelombang 1. Orang tua yang direferensikan akan mengisi pop-up form biasa (sama dengan F1-1) lalu memasukkan kode REF-xxxx di kolom Kode Khusus. Validasi kode REF-xxxx terjadi secara otomatis di F1-1. Channel referral tidak memakai QR terpisah.
Durasi: Dijalankan maksimal 1 minggu setelah SPMB dibuka
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB memastikan materi cetak (MMT, brosur, flyer) memuat QR resmi Media Cetak. Leads yang melakukan scan QR pada materi cetak masuk ke Odoo dengan label Media Cetak. Channel ini tidak menggunakan kode khusus.
Durasi: Materi cetak terdistribusi sebelum dan selama SPMB
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memantau leads yang masuk dari ketiga channel di Odoo, memastikan label channel sudah benar: Feeder Internal untuk feeder, Referral Wali Murid untuk leads dengan kode REF-xxxx, dan Media Cetak untuk leads hasil scan QR materi cetak.
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB melaporkan status ketiga channel ke PIC SPMB setiap minggu: berapa leads yang masuk per channel.
Durasi: Setiap Senin
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Koordinasi feeder internal oleh Tim Yayasan | Selesai sebelum SPMB dibuka |
| Distribusi kode REF-xxxx ke orang tua gelombang 1 | Maksimal 1 minggu setelah SPMB dibuka |
| Aktivasi channel media cetak | Materi cetak terdistribusi sebelum dan selama SPMB |
| Monitoring leads per channel | Laporan mingguan setiap Senin |