Mencatat perubahan status leads menjadi "Calon Pendaftar" di Odoo, menandai hand-off ke sistem Yayasan dengan flag eksplisit, dan menghentikan proses follow-up dari Odoo karena proses selanjutnya (input data lengkap, pembayaran, verifikasi) berlangsung di sistem Yayasan (Sprint 2).
Berlaku untuk leads yang sudah di halaman beli formulir di sistem Yayasan (dari F4-2). Ini adalah titik akhir Sprint 1.
Pada Rev 7, proses penawaran formulir hulu (F4-1) kini dipicu Admin TU (Tata Usaha) melalui update status di Odoo yang secara otomatis memicu email aktivasi akun (bukan lagi pop-up form mandiri beserta verifikasi OTP). Setelah hand-off ini, Sprint 2 dilanjutkan di F4-b (pembayaran formulir).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Calon Pendaftar | Status final leads di Odoo Sprint 1 — leads sudah masuk ke sistem Yayasan untuk proses pembelian formulir |
| Flag Hand-off | Marker "Hand-off ke Sistem Yayasan" yang ditambahkan ke record leads di Odoo |
| Sprint 1 | Proses SPMB dari kampanye awal hingga intent beli formulir — selesai di F4-3 |
| Sprint 2 | Proses selanjutnya di sistem Yayasan: pembayaran, input data lengkap, verifikasi formulir |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Sistem Odoo | Mencatat perubahan status dan flag hand-off secara otomatis |
| Admin TU | Memverifikasi flag hand-off tercatat dengan benar |
| PIC SPMB | Accountable, memastikan tidak ada follow-up dobel setelah hand-off |
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Saat leads membuka halaman beli formulir di sistem Yayasan, status leads di Odoo berubah otomatis dari "Leads" menjadi "Calon Pendaftar", tercatat dengan timestamp.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Sistem menambahkan flag "Hand-off ke Sistem Yayasan" pada record leads tersebut di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memverifikasi flag sudah tercatat dengan benar.
Pelaksana: Admin TU dan Sistem Odoo
Aktivitas: Proses Odoo untuk leads ini berhenti total — tidak ada follow-up, reminder, atau nurturing lanjutan dari Odoo setelah flag ini aktif.
Setelah flag Hand-off aktif, DILARANG melakukan follow-up atau nurturing lanjutan dari Odoo untuk leads ini. Proses selanjutnya berlangsung sepenuhnya di sistem Yayasan.
Pelaksana: Leads (orang tua) secara mandiri
Aktivitas: Input data lengkap, pembayaran, dan verifikasi formulir dilakukan leads secara mandiri di sistem Yayasan (Sprint 2) — saat ini dilakukan manual/independen karena integrasi API antara Odoo dan sistem Yayasan belum final.
SPRINT 1 SELESAI di proses ini. Lanjut Sprint 2 di sistem Yayasan.