| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-MJ-001 |
| Tanggal Efektif |
11 Juli 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Keuangan |
| Pemilik Dokumen |
Bidang Keuangan Pusat YPII |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #MemorialJurnal #JournalEntry #KeuanganPusat |
Memastikan setiap transaksi keuangan yang pencatatannya tidak dapat dilakukan melalui menu transaksional Odoo manapun (misalnya Invoice, Vendor Bill, Bank Statement, atau Cash Register) tetap tercatat secara akurat dan terkendali melalui pembuatan Memorial Jurnal (Journal Entry manual) di sistem Odoo oleh Staff Keuangan Pusat.
- Pemicu (Start Event): Ditemukan transaksi yang pencatatannya tidak dapat dilakukan melalui menu transaksional Odoo manapun.
- Hasil Akhir (End Event): Memorial Jurnal berstatus Posted di Odoo dan otomasi pasca konfirmasi telah dijalankan oleh sistem.
- Berlaku untuk: Staff Keuangan Pusat YPII yang menangani penjurnalan pada Sistem O2O Keuangan Pusat.
- Pengecualian: Transaksi yang masih dapat dicatat melalui menu transaksional standar Odoo (Invoice, Vendor Bill, Bank Statement, Cash Register, dan sejenisnya) tidak menggunakan SOP ini — merujuk ke SOP transaksional yang sesuai.
- Memorial Jurnal: Journal Entry (
account.move) yang dibuat secara manual pada jurnal bertipe Miscellaneous/Memorial di Odoo, digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak tercakup oleh menu transaksional standar (Invoice, Vendor Bill, Bank Statement, Cash Register, dsb).
- Journal Entry: Catatan akuntansi berpasangan (debit dan kredit) di Odoo yang menjadi dasar seluruh pelaporan keuangan.
- Draft: Status awal Journal Entry setelah dibuat, sebelum dikonfirmasi (di-posting).
- Posted: Status Journal Entry setelah dikonfirmasi, menandakan jurnal telah final dan tercatat dalam buku besar (General Ledger).
- Balance Check: Pemeriksaan otomatis oleh Odoo yang memastikan total debit sama dengan total kredit pada Journal Entry sebelum dapat dikonfirmasi.
- Staff Keuangan Pusat: Membuat, memeriksa, mengedit, dan mengkonfirmasi Memorial Jurnal di Odoo.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi dan otomasi pasca konfirmasi Memorial Jurnal.
- Staff Keuangan Pusat harus memiliki akses ke menu Financial Accounting → Accounting Entry → Journal Entries di Odoo.
- Memorial Jurnal wajib dibuat pada jurnal bertipe Miscellaneous/Memorial, bukan jurnal transaksional lain (Sales, Purchase, Bank, Cash).
- Memorial Jurnal hanya digunakan apabila transaksi tidak dapat dicatat melalui menu transaksional Odoo manapun.
- Setiap Memorial Jurnal wajib disertai dokumen pendukung dan keterangan (label/description) yang menjelaskan latar belakang transaksi.
1.0 [Start Event] Ditemukan transaksi yang pencatatannya tidak dapat dilakukan melalui menu transaksional Odoo manapun.
2.0 [User Task] Staff Keuangan Pusat membuat Journal Entry (Memorial) di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-MJ-001: Membuat Journal Entry (Memorial) di Odoo)
3.0 [User Task] Staff Keuangan Pusat memeriksa Journal Entry (Memorial) yang telah dibuat. (Panduan teknis lihat: IK-MJ-002: Memeriksa Journal Entry (Memorial) di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah Journal Entry (Memorial) lolos pemeriksaan manual?
- 4.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Jika Tidak Lolos): Lanjut ke Alur Alternatif 1 (Langkah A1.1).
5.0 [User Task] Staff Keuangan Pusat mengkonfirmasi Journal Entry (Memorial) di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-MJ-003: Mengkonfirmasi Journal Entry (Memorial) di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca konfirmasi Journal Entry (Memorial). (Detail otomasi lihat: OTS-MJ-001: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Journal Entry (Memorial))
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca konfirmasi lolos?
- 7.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Jika Tidak Lolos): Sistem Odoo menandai Journal Entry dengan status error. Staff Keuangan Pusat menangani error sesuai petunjuk sistem dan mengulangi proses dari Langkah 3.0.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi Journal Entry (Memorial). (Detail otomasi lihat: OTS-MJ-002: Otomasi Pasca Konfirmasi Journal Entry (Memorial))
9.0 [End Event - Success] Pembuatan Memorial Jurnal selesai. Journal Entry berstatus Posted di Odoo.
A1.1 [User Task] Staff Keuangan Pusat mengedit Journal Entry (Memorial) di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-MJ-004: Mengedit Journal Entry (Memorial) di Odoo)
A1.2 Kembali ke Langkah 3.0 (Memeriksa Journal Entry).
- 7.E1 [Boundary Error]: Jika di Langkah 7.0 sistem Odoo mengembalikan error kritis yang tidak dapat diselesaikan oleh Staff Keuangan Pusat (misalnya error konfigurasi akun atau saldo tidak balance yang berulang), Staff Keuangan Pusat segera menghubungi tim IT untuk investigasi lebih lanjut. Proses ditangguhkan hingga error teratasi.
- Menautkan Instruksi Kerja:
- Menautkan Otomasi Sistem: