Instruksi kerja ini menjelaskan cara staf Bidang Akademik YPII memilih jenis aktivasi yang tepat dan mengirim link aktivasi akun SPMB (Sistem Penerimaan Murid Baru) kepada orang tua calon siswa langsung dari halaman CRM Lead di Odoo YPII. Link aktivasi memungkinkan orang tua membuat password dan mengaktifkan akun SPMB miliknya secara mandiri melalui halaman /aktivasi pada website SPMB Bandung.
Ada dua jenis aktivasi yang tersedia sebagai tombol Action terpisah pada lead, dan staf wajib memilih jenis yang sesuai kondisi lead sebelum mengirim link — kesalahan pemilihan menyebabkan akun SPMB dibuat dengan level akses yang salah.
crm.lead) sudah tercatat di Odoo YPII, baik yang masuk otomatis dari Contact Page SPMB Bandung maupun yang diinput manual oleh staf.crm.lead)crm.leadSebelum membuka lead, pastikan sudah tahu jenis aktivasi yang akan dikirim. Dua jenis aktivasi dibedakan berdasarkan cara calon siswa mendaftar/membeli formulir, bukan sekadar preferensi staf.
| Jenis Aktivasi | Tombol Action di Odoo | Dipakai Ketika | Level Akun SPMB yang Dibuat |
|---|---|---|---|
| Pembelian Tunai | Kirim Link Aktivasi SPMB (Pembelian Tunai) | Orang tua membeli/mendaftar formulir pendaftaran secara tunai/langsung di sekolah (offline). Lead biasanya diinput manual oleh staf berdasarkan data yang diserahkan orang tua saat datang ke sekolah. | calsiswa |
| Normal | Kirim Link Aktivasi SPMB | Lead berasal dari jalur online — orang tua mengisi sendiri formulir di Contact Page SPMB Bandung (website), tanpa transaksi tunai di sekolah. | user |
Jangan menjalankan kedua Action pada lead yang sama. Setiap lead hanya boleh menerima satu link aktivasi sesuai jalur pendaftarannya. Bila ragu jenis mana yang sesuai, tanyakan kepada Bidang Akademik YPII sebelum mengirim.
Token aktivasi bersifat sekali proses dan terikat pada lead tersebut. Jika link perlu dikirim ulang (misalnya email tidak diterima orang tua), jalankan kembali Action yang sama — jangan berganti ke Action jenis lain karena akan mengubah level akun yang dibuat.
calsiswa (jalur Pembelian Tunai) atau user (jalur Normal) sesuai Action yang dijalankan.| Masalah | Kemungkinan Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol Action jenis aktivasi tidak muncul | Pengguna tidak memiliki hak akses server action pada crm.lead |
Hubungi Administrator Odoo untuk penambahan hak akses |
| Email aktivasi tidak terkirim / tidak muncul di Log | Field Email Orang Tua Siswa kosong atau format email tidak valid | Lengkapi/perbaiki field email pada lead, lalu jalankan ulang Action yang sesuai |
| Orang tua melaporkan link aktivasi "tidak valid" | Action yang salah dijalankan berulang kali sehingga token lama tidak sinkron, atau lead sudah diaktivasi sebelumnya | Jalankan ulang Action jenis yang benar untuk menerbitkan token baru, lalu kirimkan link terbaru ke orang tua |
Akun SPMB orang tua ternyata level-nya salah (mis. seharusnya calsiswa malah user) |
Staf menjalankan Action yang keliru untuk jalur pendaftaran lead tersebut | Laporkan ke PIC SPMB YPII untuk koreksi level akun secara manual di sistem SPMB; ke depan pastikan memilih Action sesuai tabel pada langkah 1 |
| Orang tua tidak menerima email meski Log menyatakan terkirim | Email masuk folder Spam/Promosi, atau alamat email salah ketik | Minta orang tua memeriksa folder Spam; jika alamat salah, perbaiki field email pada lead lalu kirim ulang. Bila email tetap tidak diterima, kirim link secara manual via WhatsApp mengikuti IK-3b91c7de |
| Orang tua tidak memiliki alamat email yang aktif | Lead diinput tanpa email, atau orang tua hanya dapat dihubungi via WhatsApp | Gunakan IK-3b91c7de untuk membuat link tanpa email dan mengirimkannya via WhatsApp |
Dokumen Terkait: