Instruksi kerja ini menjelaskan cara staf Bidang Akademik YPII membuat link aktivasi akun SPMB dari halaman CRM Lead tanpa mengirim email, lalu menyalin link tersebut dari chatter lead dan mengirimkannya ke orang tua melalui kanal lain — umumnya WhatsApp.
IK ini adalah alternatif dari IK-4272a061 — Kirim Link Aktivasi Akun SPMB dari Lead yang mengirim link via email. Gunakan IK ini ketika orang tua tidak menerima email aktivasi, tidak memiliki email yang aktif, atau ketika staf memang ingin mengirimkan link langsung lewat WhatsApp.
| Situasi | IK yang Dipakai |
|---|---|
| Kondisi normal — link aktivasi dikirim via email ke orang tua | IK-4272a061 |
| Orang tua melapor tidak menerima email aktivasi (sudah cek folder Spam/Promosi) | IK ini |
| Orang tua tidak punya email aktif, atau lebih mudah dihubungi via WhatsApp | IK ini |
| Staf perlu membacakan/mengirim ulang link tanpa memicu email baru | IK ini |
crm.lead) sudah tercatat di Odoo YPII.Berbeda dengan IK-4272a061, field Email Orang Tua Siswa tidak wajib terisi untuk IK ini, karena tidak ada email yang dikirim.
crm.lead)crm.leadTersedia dua Action generate link, dibedakan berdasarkan cara calon siswa mendaftar/membeli formulir — bukan sekadar preferensi staf. Menjalankan Action yang keliru menyebabkan akun SPMB dibuat dengan level akses yang salah.
| Action di Odoo | Dipakai Ketika | Level Akun SPMB yang Dibuat |
|---|---|---|
| Generate Link Aktivasi SPMB (Pembelian Tunai) Tanpa Email | Orang tua membeli/mendaftar formulir secara tunai/langsung di sekolah (offline). Lead biasanya diinput manual oleh staf. | calsiswa |
| Generate Link Aktivasi SPMB Tanpa Email | Lead berasal dari jalur online — orang tua mengisi sendiri formulir di Contact Page SPMB Bandung. | user |
Pasangan Action ini persis sama dengan pasangan Action pengirim email pada IK-4272a061 — bedanya hanya link ditulis ke chatter, bukan dikirim via email. Aturan pemilihan jenisnya identik. Bila ragu, tanyakan kepada Bidang Akademik YPII sebelum mengirimkan link ke orang tua.
Action ini tidak mengirim email apa pun. Link hanya muncul di chatter dan hanya dapat dilihat oleh staf internal — orang tua tidak melihat catatan ini.
Link aktivasi bersifat rahasia. Siapa pun yang memegang link ini dapat membuat password untuk akun orang tua tersebut. Kirim hanya ke nomor WhatsApp resmi orang tua yang bersangkutan. Jangan menyebarkannya di grup WhatsApp, jangan meneruskannya ke pihak ketiga, dan jangan menempelkannya di dokumen bersama.
calsiswa (jalur Pembelian Tunai) atau user (jalur Normal) sesuai Action yang dijalankan.Setiap kali Action ini dijalankan, link lama untuk lead tersebut langsung tidak berlaku. Baik link yang pernah dikirim via email maupun via WhatsApp sebelumnya akan mati. Hal ini berlaku lintas jenis: menjalankan Action Pembelian Tunai akan mematikan link Normal yang sudah dikirim, dan sebaliknya. Jangan menjalankan Action "sekadar untuk melihat link" pada lead yang link-nya sudah terkirim dan masih ditunggu orang tua — jalankan hanya ketika memang akan mengirim ulang link terbaru.
| Masalah | Kemungkinan Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Action generate link tidak muncul di menu Action | Pengguna tidak memiliki hak akses server action pada crm.lead |
Hubungi Administrator Odoo untuk penambahan hak akses |
| Log Note tidak muncul di chatter setelah Action dijalankan | Tampilan chatter belum ter-refresh | Muat ulang (refresh) halaman lead, lalu periksa kembali chatter |
| Orang tua melapor link "tidak valid" atau "kedaluwarsa" | Action dijalankan ulang setelah link dikirim, sehingga token lama mati | Jalankan Action jenis yang benar sekali lagi untuk menerbitkan link baru, lalu kirim link terbaru dari Log Note paling atas — jangan kirim ulang link lama |
| Orang tua sudah terlanjur menerima beberapa link berbeda | Action dijalankan berkali-kali | Instruksikan orang tua memakai link yang paling terakhir diterima; hanya link terbaru yang berlaku |
| Akun SPMB terbentuk dengan level yang salah | Action yang dijalankan keliru untuk jalur pendaftaran lead tersebut | Laporkan ke PIC SPMB YPII untuk koreksi level akun di sistem SPMB; ke depan pastikan memilih Action sesuai tabel pada langkah 2 |
Dokumen Terkait: