| Nomor Dokumen | IK-591ac9ac |
| Modul Odoo | Financial Accounting — Customer Invoice Export |
| Menu | School → Admission → Admissions, atau School → Student Activities → Enrollments |
| Pelaksana | Pengguna dalam grup Customer Invoice Export / User yang juga berwenang atas dokumen sumbernya |
| Status Dokumen | — → Draft |
| Versi | 2.1 |
| Tanggal Berlaku | 29 Agustus 2026 |
Customer Invoice Export adalah dokumen transaksi untuk mengumpulkan invoice pelanggan yang
belum lunas dan menghasilkan satu berkas ekspor — CSV, XLSX, atau TXT — sesuai
kriteria sebuah Customer Invoice Export Type.
Dokumen ini tidak dibuat dari menu Customer Invoice Exports. Ia selalu diturunkan dari
dokumen sumbernya — School Admission untuk tagihan calon siswa, atau School Enrollment
untuk tagihan siswa — lewat tombol Create Invoice Export. Halaman ini menjelaskan cara
memilih jalur yang tepat; rincian pengisian wizardnya ada pada instruksi kerja masing-masing
jalur.
Tombol Create pada menu Financial Accounting → Account Receivable → Customer Invoice
Exports tetap ter-render bagi anggota grup Customer Invoice Export / User — Odoo tidak
menutupnya. Yang menutup jalur itu adalah ketentuan penggunaan di YPII. Dokumen yang dibuat
lewat jalur itu tidak terikat pada dokumen School Admission atau School Enrollment mana pun,
sehingga tagihan di dalamnya tidak dapat ditelusuri balik ke calon siswa atau siswa yang
menjadi asalnya. Menu Customer Invoice Exports dipakai untuk membuka, memeriksa, dan
memproses dokumen yang sudah terbentuk.
Rincian tiap field, nilai bawaannya, dan perilaku pengisian otomatisnya dijelaskan pada
instruksi kerja jalur yang dipakai:
Bila tab Summary kosong, pembuatan berkas ekspor setelah dokumen disetujui akan gagal
dengan pesan "No summary rows to export". Ada dua kemungkinan penyebab; periksa berurutan
sebelum melanjutkan ke konfirmasi. Pertama, Product Criteria pada Type yang
dipilih — tidak ada baris invoice yang produknya memenuhi kriteria. Kedua, bila Product
Criteria sudah sesuai, periksa kriteria akun piutang pada tab Receivable Account
Criteria Type tersebut — tidak ada journal item piutang pada invoice terpilih yang
memenuhi kriteria akun itu.
Satu kali menjalankan wizard mengerjakan hal berikut untuk seluruh dokumen sumber yang dipilih:
Beberapa dokumen sumber yang dipilih sekaligus menghasilkan satu dokumen Customer Invoice
Export, bukan satu dokumen per sumber.
Tombol Populate pada tab Invoices tetap tersedia selama status Draft, tetapi tidak
berpengaruh pada dokumen yang Source Invoices-nya sudah terisi oleh wizard — daftar dari
wizard itu yang berlaku.
Dua pesan berikut sama-sama menandakan tab Summary tidak terisi, tetapi muncul di titik
proses yang berbeda dan penyebabnya berbeda pula. Tabel ini menautkan tiap pesan ke sebabnya,
langkah pemulihan yang boleh dijalankan sendiri, dan titik saat pekerjaan itu menjadi
kewenangan Administrator Odoo YPII.
| Pesan yang Muncul | Penyebab | Langkah Pemulihan | Pemegang Kewenangan |
|---|---|---|---|
| "No summary rows to export" — muncul saat pembuatan berkas ekspor gagal setelah dokumen disetujui | Tab Summary ternyata kosong pada saat dokumen dikonfirmasi — baris Invoice Lines/Summary belum disusun ulang dari invoice yang sudah terpilih, atau seluruh baris tersaring oleh Product Criteria/Receivable Account Criteria pada Type yang dipilih | Batalkan dokumen, mulai ulang ke Draft. Bila daftar Invoices sudah benar tetapi Invoice Lines/Summary belum tersusun, klik Reload pada tab Invoice Lines. Bila daftar Invoices-nya sendiri perlu diseleksi ulang dari kriteria Type, klik Populate pada tab Invoices. Setelah tab Summary terisi, konfirmasi dan setujui kembali dokumen | Staf TU Unit menjalankan pemulihan ini sendiri. Bila setelah Reload dan Populate tab Summary tetap kosong, ajukan pemeriksaan Product Criteria/Receivable Account Criteria pada Type kepada Administrator Odoo YPII |
| "No summary row was produced for the exported invoices … Check Journal/Partner/Product criteria on Type 'Mandiri VA - Uang Sekolah'" (nama Type mengikuti Type yang dipilih pada wizard) — muncul saat wizard Create Invoice Export dijalankan dari dokumen sumber | Salah satu dari dua hal: rentang Date Start/Date End pada wizard tidak mencakup tanggal invoice yang hendak diekspor, sehingga seluruh invoice tersaring sebelum baris Summary sempat dibentuk; atau tidak ada invoice yang produknya memenuhi Product Criteria pada Type yang dipilih | Periksa kembali rentang Date Start dan Date End dibandingkan tanggal invoice pada dokumen sumber, lalu ulangi wizard. Bila rentang sudah sesuai namun pesan tetap muncul, pilih Type lain bila tersedia | Pemeriksaan rentang tanggal: Staf TU Unit sendiri. Bila rentang sudah benar dan pesan tetap muncul, ajukan pemeriksaan Product Criteria pada Type tersebut kepada Administrator Odoo YPII — Staf TU Unit tidak mengubah kriteria itu sendiri |
Populate dan Reload tidak saling menggantikan. Populate (tab Invoices) menyeleksi
ulang invoice berdasarkan kriteria Type dan dapat mengubah daftar invoice yang terpilih.
Reload (tab Invoice Lines) hanya menyusun ulang Invoice Lines dan Summary dari
invoice yang sudah terpilih, tanpa mencari invoice baru. Keduanya hanya tersedia selama
status dokumen Draft. Memakai Reload padahal daftar invoice-nya sendiri yang salah
tidak akan mengubah apa pun; memakai Populate padahal daftar invoice sudah benar
mengulang seleksi yang sama.
Membaca sebab kegagalan pekerjaan latar belakang. Bila pesan kegagalan muncul pada tab
Queue Processing (bukan pada wizard), buka tab tersebut dan salin pesan kesalahan yang
tertera pada baris pekerjaan yang gagal — tidak perlu membuka menu teknis mana pun untuk ini.
Bila pekerjaan tetap gagal setelah dijalankan ulang lewat
Mengantre Ulang Pembuatan Berkas Ekspor,
laporkan pesan kesalahan yang sudah disalin itu kepada Administrator Odoo YPII beserta nomor
internal dokumen Customer Invoice Export.