| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-AKD-007 |
| Tanggal Efektif |
10 Juli 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Bidang Akademik YPII |
| Kategori Tag |
#SOP #Akademik #Keuangan #TataUsaha #WaliKelas #Routing |
Memastikan keluhan keuangan orang tua — baik terkait Uang Pangkal, Uang Sekolah, maupun tagihan lainnya — disalurkan melalui satu jalur yang benar, yaitu langsung dari Orang Tua ke Tata Usaha, sehingga Wali Kelas tidak membahas detail tagihan yang bukan wewenangnya, dan orang tua tetap menerima respons yang tepat dan cepat dari pihak yang berkompeten.
- Pemicu (Start Event): Orang tua/wali siswa menyampaikan keluhan atau pertanyaan terkait keuangan (tagihan, pembayaran, denda) kepada Wali Kelas atau langsung kepada Tata Usaha.
- Hasil Akhir (End Event): Keluhan keuangan diterima dan direspons oleh Tata Usaha, dengan Wali Kelas hanya berperan sebagai penyalur satu kalimat singkat bila keluhan awalnya disampaikan kepadanya.
- Berlaku untuk: Wali Kelas dan Tata Usaha di seluruh unit sekolah YPII.
- Pengecualian: Dokumen ini hanya mengatur ROUTING keluhan awal. Prosedur penagihan detail (Uang Pangkal, Uang Sekolah, eskalasi piutang, restrukturisasi) diatur pada indeks SOP Keuangan.
- Tata Usaha (TU): Unit administratif sekolah yang berwenang menangani seluruh urusan keuangan dan tagihan siswa.
- Routing Keluhan: Tindakan Wali Kelas mengarahkan orang tua ke Tata Usaha dalam satu kalimat singkat dan sopan, tanpa membahas detail tagihan.
- Satu Jalur yang Benar: Prinsip bahwa keluhan keuangan hanya boleh ditangani melalui jalur Orang Tua → Tata Usaha, tidak melalui Wali Kelas sebagai perantara pembahas isi tagihan.
- Wali Kelas: Menyalurkan keluhan keuangan ke Tata Usaha dalam satu kalimat singkat dan sopan; dilarang membahas isi tagihan.
- Tata Usaha: Menerima, mengonfirmasi, menjelaskan, dan menindaklanjuti keluhan keuangan orang tua sesuai prosedur pada SOP Keuangan.
- Kepala Sekolah: Menerima eskalasi jika keluhan keuangan belum selesai dalam 3 hari.
- Wali Kelas DILARANG membahas tagihan atau urusan keuangan apa pun dengan orang tua — ini adalah salah satu dari tiga batas peran yang tidak boleh dilanggar sesuai Kerangka Penanganan Insiden dan Keluhan Orang Tua Bagian 5.
- Kontak Tata Usaha wajib disosialisasikan kepada orang tua sejak awal tahun ajaran (grup WhatsApp kelas, papan informasi).
- Setiap unit sekolah wajib menyediakan nomor kontak resmi Tata Usaha yang mudah diakses orang tua.
1.0 [Start Event] Tata Usaha dan Wali Kelas mensosialisasikan kontak Tata Usaha di awal tahun ajaran melalui grup WhatsApp kelas dan papan informasi.
2.0 [Exclusive Gateway] Kepada siapa orang tua menyampaikan keluhan keuangan pertama kali?
- 2.A (Langsung ke Tata Usaha): Lanjut ke Langkah 4.0.
- 2.B (Ke Wali Kelas): Lanjut ke Langkah 3.0.
3.0 [User Task] Wali Kelas mengarahkan orang tua ke Tata Usaha dalam satu kalimat singkat dan sopan, tanpa membahas isi tagihan atau prosedur keuangan. Contoh kalimat: "Untuk urusan tagihan, mohon menghubungi Tata Usaha di [kontak] agar dapat dibantu langsung."
4.0 [User Task] Tata Usaha menerima keluhan dan mengonfirmasi kepada orang tua, menjelaskan dasar tagihan atau prosedur terkait. SLA: konfirmasi dalam 24 jam.
5.0 [Exclusive Gateway] Apakah orang tua memiliki keberatan atas penjelasan Tata Usaha?
- 5.A (Tidak Ada Keberatan): Lanjut ke Langkah 7.0.
- 5.B (Ada Keberatan): Lanjut ke Langkah 6.0.
6.0 [User Task] Tata Usaha mendengarkan keberatan, menjelaskan dasar perhitungan, dan menawarkan klarifikasi lebih lanjut kepada orang tua.
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah keluhan sudah selesai dalam 3 hari?
- 7.A (Selesai): Lanjut ke Langkah 9.0.
- 7.B (Belum Selesai): Lanjut ke Langkah 8.0.
8.0 [User Task] Tata Usaha melaporkan status keluhan yang belum selesai kepada Kepala Sekolah untuk tindak lanjut lebih lanjut, mengikuti prosedur eskalasi pada SOP Keuangan yang relevan (misalnya eskalasi penagihan Uang Sekolah atau Uang Pangkal).
9.0 [User Task] Tata Usaha mencatat hasil penanganan keluhan sebagai record School Incident di Odoo untuk kepentingan pelacakan lintas bidang, meskipun detail keuangan tetap dikelola melalui sistem keuangan sesuai SOP Keuangan.
10.0 [End Event] Keluhan keuangan dinyatakan selesai dan tercatat.
- 3.E1 [Wali Kelas Terlanjur Ditanya Detail Tagihan]: Jika orang tua tetap mendesak detail tagihan kepada Wali Kelas, Wali Kelas tetap mengulangi arahan ke Tata Usaha tanpa memberikan angka atau penjelasan apa pun, untuk menghindari informasi keliru.
- 7.E1 [Keluhan Terkait Eskalasi Piutang Aktif]: Jika keluhan berkaitan dengan proses eskalasi penagihan yang sudah berjalan (Pengingat Lunak/SP1/SP2/SP3), Tata Usaha mengikuti prosedur pada SOP eskalasi penagihan terkait di indeks SOP Keuangan, bukan mengulang proses dari awal.