Instruksi kerja ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum
ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandaiTBD-ORGdi tempatnya masing-masing.
Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda
itu kepada atasan langsung Anda. Tiap bagian bertanda memuat nomor issue-nya sendiri —
satu issue untuk satu bagian, sehingga jawaban yang masuk menutup tepat bagian itu. Daftar
lengkap yang masih menunggu: issue berlabeltbd-org.
| Nomor Dokumen | IK-cfa8fcae |
| Aplikasi | Odoo YPII |
| Kanal | Widget bantuan chat |
| Versi | 1.5 |
| Tanggal Berlaku | 4 September 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara memakai kanal bantuan chat yang tersedia di Odoo YPII —
termasuk bagaimana riwayat percakapan diperlakukan, apa arti status percakapan "ditutup", dan
kapan pertanyaan dialihkan ke agen manusia — agar pengguna tidak ragu memakai kanal ini untuk
bertanya seputar penggunaan Odoo YPII.
Catatan: kanal ini untuk pertanyaan seputar penggunaan Odoo YPII — analisa masalah pada
data dan panduan pemakaian. Pertanyaan di luar itu tetap ditampung (lihat "Pengalihan ke
Agen Manusia" di bawah), hanya saja tidak dijawab otomatis oleh asisten.
Khusus untuk pertanyaan "bagaimana cara membuat …" atau "bagaimana cara mengubah …",
asisten tidak langsung menjawab dengan langkah umum. Ia bertanya balik lebih dulu — data
apa yang akan diisi, atau untuk pertanyaan mengubah: dokumen/record mana yang dimaksud, diubah
menjadi apa, dan alasannya — baru menyusun jawabannya memakai data itu, supaya langkahnya
konkret dan tidak perlu dilengkapi ulang. Penanya boleh menolak memberi data tersebut atau
meminta langkah umum saja; asisten lalu menjawab dengan langkah umum tanpa bertanya lagi.
Pertanyaan balik ini juga dibatasi — paling banyak beberapa butir sekali kirim, dan paling
banyak beberapa kali putaran dalam satu percakapan (angka berlaku saat ini, dapat berubah
sewaktu-waktu). Begitu batas itu tercapai, asisten menjawab dengan data yang sudah ada atau
meneruskan percakapannya ke agen manusia (lihat poin 5 di bawah).
Riwayat percakapan tidak hilang meski percakapannya sudah ditutup — pesan yang sudah
terkirim tetap tampil di widget yang sama selama percakapan itu masih dibuka pada peramban
yang sama, baik sebelum maupun sesudah ditutup. Widget bantuan chat ini belum menyediakan
tombol atau menu untuk mengunduh maupun mengirim transkrip percakapan kepada penanya.
Begitu asisten menilai sebuah pertanyaan sudah terjawab, percakapan itu ditutup otomatis dan
pengguna diarahkan memulai percakapan baru untuk kebutuhan berikutnya — bukan melanjutkan
percakapan yang sama untuk topik yang berbeda.
Status "ditutup" berarti asisten menilai pertanyaan sudah terjawab atau penanya sudah puas —
bukan berarti percakapan dihapus atau tidak bisa dilanjutkan lagi. Riwayatnya tetap
tersimpan (lihat poin 2), dan bila penilaian asisten ternyata keliru, agen manusia bisa
membuka kembali percakapan yang sudah ditutup dan tetap menjawabnya di percakapan yang sama.
Percakapan diteruskan ke agen manusia — bukan dibiarkan tanpa tindak lanjut — pada beberapa
keadaan, antara lain:
Daftar di atas tidak tertutup — bisa bertambah seiring kemampuan asisten berkembang. Pada
tiap keadaan tersebut, satu hal tidak berubah: pertanyaan penanya tidak hilang, dan
percakapannya tetap terbuka untuk diteruskan ke agen manusia.
TBD-ORG #101: batas waktu agen manusia menindaklanjuti percakapan yang sudah diserahkan kepadanya belum ditetapkan organisasi. Sampai ditetapkan, bila balasan belum kunjung
diterima dalam waktu yang menurut Anda sudah lama, hubungi kembali lewat percakapan yang sama
atau sampaikan kepada atasan langsung Anda.
Agen manusia dapat menjawab pertanyaan tersebut kemudian pada percakapan yang sama, termasuk
dengan membuka kembali percakapan yang sudah sempat ditutup.
Selain menjawab sendiri, agen manusia juga dapat mengembalikan percakapan tersebut kepada
asisten — dan pertanyaan yang tadinya tampak berhenti akan dijawab asisten tanpa penanya perlu
bertanya ulang. Ini kemampuan yang dilakukan agen manusia atas pertimbangannya sendiri, bukan
sesuatu yang terjadi dengan sendirinya; selama agen belum melakukannya, percakapan tetap
menunggu seperti dijelaskan pada paragraf sebelumnya.
Selain menjawab pertanyaan, asisten terkadang mengirim pesan baru kepada penanya tanpa
didahului pertanyaan apa pun darinya — dipicu tindak lanjut yang dititipkan pengelola kanal
bantuan pada percakapan yang sedang berlangsung. Pesan semacam ini sah dan bukan kesalahan
sistem; penanya tidak perlu melakukan apa pun untuk memicunya, dan dapat membalasnya di
percakapan yang sama bila diperlukan.
Bila draf pesan ini tertahan pemeriksaan mutu internal, tidak ada apa pun yang dikirim kepada
penanya; percakapan diteruskan ke agen manusia untuk ditindaklanjuti, seperti dijelaskan pada
poin 5.
Penanya istimewa dapat meminta rekap data Odoo berbentuk berkas lewat direktif khusus pada
kanal ini — lihat
Meminta Rekap Data lewat Kanal Bantuan Chat.
| Masalah | Kemungkinan Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Asisten tidak menjawab pertanyaan secara otomatis | Salah satu dari beberapa keadaan pada poin 5 di atas — bukan hanya pertanyaan di luar cakupan | Percakapan tetap terbuka dan diteruskan ke agen manusia pada percakapan yang sama; bila balasan belum kunjung diterima dalam waktu yang menurut Anda sudah lama, hubungi kembali lewat percakapan yang sama atau sampaikan kepada atasan langsung Anda |
| Percakapan sudah ditutup padahal masih ada yang ditunggu | Asisten menilai pertanyaan sudah terjawab/penanya sudah puas | Riwayat tidak hilang; agen manusia bisa membuka kembali percakapan yang ditutup untuk melanjutkan jawaban |
| Menerima pesan baru dari asisten padahal tidak sedang bertanya apa pun | Tindak lanjut dari pengelola kanal bantuan dititipkan pada percakapan yang sedang berlangsung (lihat poin 6) | Ini bukan kesalahan; balas pada percakapan yang sama bila diperlukan |
| Ingin menyimpan riwayat percakapan di luar widget | Widget bantuan chat belum menyediakan tombol atau menu unduh/kirim transkrip | Riwayatnya tetap tersimpan dan bisa dibaca ulang selama percakapan yang sama masih dibuka pada peramban yang sama; belum ada cara mengunduh atau mengirimnya keluar dari widget |
| Asisten malah bertanya balik, bukan langsung menjawab | Pertanyaannya berbentuk "cara membuat" atau "cara mengubah" data — asisten sengaja menanyakan datanya lebih dulu (lihat poin 1) | Ini bukan kesalahan; jawab pertanyaan baliknya, atau tolak dan minta langkah umum saja bila tidak ingin memberi datanya |