| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-KBN-001 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #Payroll #Agreement #KompensasiBenefit |
Memastikan seluruh perubahan kompensasi dan benefit karyawan diproses secara terstruktur, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui pembuatan dan konfirmasi payroll agreement di Odoo.
- Pemicu (Start Event): Terdapat karyawan yang berhak atas perubahan kompensasi dan benefit berdasarkan kriteria yang ditetapkan.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Payroll agreement telah disetujui dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Payroll agreement ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan di seluruh cabang yang berhak atas perubahan kompensasi dan benefit.
- Pengecualian: Perubahan kompensasi dan benefit yang bersifat darurat dan diproses di luar jalur standar ini harus mendapat persetujuan khusus dari Kepala SDM Pusat dan dicatat secara manual.
- Payroll Agreement: Dokumen resmi di Odoo yang merekam ketentuan kompensasi dan benefit seorang karyawan, mencakup komponen gaji, tunjangan, dan potongan yang berlaku untuk periode tertentu.
- Konfirmasi Agreement: Tindakan mengubah status payroll agreement dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pemeriksaan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak payroll agreement, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pemeriksaan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data agreement memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah payroll agreement dikonfirmasi dan lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah payroll agreement disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah payroll agreement ditolak oleh salah satu pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan.
- Staff SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit payroll agreement di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak payroll agreement di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pemeriksaan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Staff SDM Cabang wajib memastikan karyawan yang bersangkutan memenuhi kriteria eligibilitas perubahan kompensasi dan benefit sebelum membuat payroll agreement. (Kriteria lihat: DEC-KBN-001: Eligibilitas Perubahan Kompensasi dan Benefit Karyawan).
- Komponen kompensasi dan benefit yang akan diubah wajib sudah terkonfigurasi di master data Odoo sebelum proses ini dijalankan.
- Hierarki persetujuan payroll agreement wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
- Karyawan yang bersangkutan wajib berstatus aktif di Odoo.
1.0 [Start Event] Terdapat karyawan yang berhak atas perubahan kompensasi dan benefit. (Kriteria eligibilitas lihat: DEC-KBN-001: Eligibilitas Perubahan Kompensasi dan Benefit Karyawan)
2.0 [Task] Staff SDM Cabang membuat payroll agreement di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-001: Membuat Payroll Agreement di Odoo)
3.0 [Task] Staff SDM Cabang memeriksa inputan payroll agreement di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-KBN-002: Memeriksa Inputan Payroll Agreement di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan payroll agreement lolos pemeriksaan?
- 4.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [Task] Staff SDM Cabang mengkonfirmasi payroll agreement di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-003: Mengkonfirmasi Payroll Agreement di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-001: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Payroll Agreement)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah payroll agreement lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-002: Otomasi Pasca Konfirmasi Payroll Agreement)
9.0 [Task] Pihak Berwenang melakukan proses persetujuan terhadap payroll agreement di Odoo.
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah payroll agreement disetujui oleh seluruh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca persetujuan payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-003: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Payroll Agreement)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah payroll agreement lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-004: Otomasi Pasca Persetujuan Payroll Agreement)
14.0 [End Event - Success] Proses perubahan agreement selesai. Payroll agreement telah aktif dan berlaku untuk karyawan yang bersangkutan.
A1.0 [Task] Staff SDM Cabang mengedit payroll agreement di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-004: Mengedit Payroll Agreement di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca penolakan payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-005: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Payroll Agreement)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah payroll agreement lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan payroll agreement. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-006: Otomasi Pasca Penolakan Payroll Agreement)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses perubahan agreement berakhir karena payroll agreement ditolak. Status payroll agreement diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi gagal (payroll agreement tidak lolos), Odoo membatalkan konfirmasi dan mengembalikan status agreement ke
draft. Sistem mengirimkan notifikasi kegagalan beserta daftar field bermasalah kepada Staff SDM Cabang. Staff SDM Cabang wajib meninjau kembali data agreement, memperbaiki seluruh kesalahan yang teridentifikasi, dan mengulang proses mulai dari Langkah 3.0.
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca persetujuan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Cabang dan Kepala SDM. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi penyebab kegagalan otomasi sebelum proses dilanjutkan.
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca penolakan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Cabang. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi dan penanganan lebih lanjut.
- Tabel Keputusan:
- DEC-KBN-001: Eligibilitas Perubahan Kompensasi dan Benefit Karyawan
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-KBN-001: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Payroll Agreement
- AUT-KBN-002: Otomasi Pasca Konfirmasi Payroll Agreement
- AUT-KBN-003: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Payroll Agreement
- AUT-KBN-004: Otomasi Pasca Persetujuan Payroll Agreement
- AUT-KBN-005: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Payroll Agreement
- AUT-KBN-006: Otomasi Pasca Penolakan Payroll Agreement