| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-005 |
| Tanggal Efektif |
15 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #UploadAbsensi #AdministrasiPersonalia |
Memastikan data absensi dari mesin absensi diunggah ke Odoo secara tepat waktu, akurat, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang, sehingga data kehadiran karyawan tersedia di sistem untuk diproses lebih lanjut.
- Pemicu (Start Event): Waktu pelaksanaan upload absensi yang telah ditetapkan. (Penentuan waktu pelaksanaan lihat: DEC-ADM-006: Waktu Pelaksanaan Upload Absensi)
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Upload absensi telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Upload absensi ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh unit/cabang di lingkungan organisasi. Ketentuan cakupan pelaksanaan:
- Staf SDM Pusat wajib menjalankan SOP ini untuk setiap mesin absensi yang ada di kantor pusat.
- Staf SDM Cabang wajib menjalankan SOP ini untuk setiap mesin absensi yang ada di cabang tersebut dan di setiap unit di bawah cabang tersebut.
- Mesin Absensi: Perangkat keras yang digunakan untuk merekam data kehadiran karyawan secara elektronik.
- Data Absensi: Rekaman kehadiran karyawan yang tersimpan di mesin absensi, mencakup waktu masuk dan keluar.
- Upload Absensi: Proses mengunggah data absensi dari mesin absensi ke sistem Odoo.
- Mengkonfirmasi Upload Absensi: Tindakan mengubah status upload absensi menjadi terkonfirmasi di Odoo setelah verifikasi data oleh Staf SDM, yang memicu serangkaian pengecekan dan otomasi pasca konfirmasi.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak upload absensi, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data upload absensi memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah upload absensi dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah upload absensi disetujui oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah upload absensi ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Pusat: Mengunduh data absensi dari mesin absensi di kantor pusat, mengunggah ke Odoo, memeriksa hasil upload, dan mengkonfirmasi upload absensi di Odoo.
- Staf SDM Cabang: Mengunduh data absensi dari mesin absensi di cabang dan unit di bawahnya, mengunggah ke Odoo, memeriksa hasil upload, dan mengkonfirmasi upload absensi di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak upload absensi di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan seluruh tahapan otomatis — pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap transisi status konfirmasi, persetujuan, dan penolakan.
- Mesin absensi di seluruh unit wajib sudah terhubung dan dapat diakses oleh Staf SDM yang bertanggung jawab sebelum proses ini berjalan.
- Hierarki persetujuan upload absensi wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
- Waktu pelaksanaan upload absensi wajib sudah ditetapkan sesuai DEC-ADM-006: Waktu Pelaksanaan Upload Absensi sebelum proses ini berjalan.
- SOP ini wajib dijalankan secara terpisah untuk setiap mesin absensi: Staf SDM Pusat untuk setiap mesin di pusat, Staf SDM Cabang untuk setiap mesin di cabang dan di unit-unit di bawahnya.
1.0 [Start Event - Timer] Waktu pelaksanaan upload absensi yang telah ditetapkan tiba, memulai proses upload absensi. (Penentuan waktu pelaksanaan lihat: DEC-ADM-006: Waktu Pelaksanaan Upload Absensi)
2.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang mengunduh data absensi dari mesin absensi yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-016: Mengunduh Data Absensi dari Mesin Absensi)
3.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang mengunggah data absensi dari mesin absensi ke Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-017: Mengunggah Data Absensi ke Odoo)
4.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang memeriksa hasil upload absensi di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-018: Memeriksa Hasil Upload Absensi di Odoo)
5.0 [Exclusive Gateway] Apakah hasil upload absensi sudah benar?
- 5.A (Benar): Lanjut ke Langkah 6.0.
- 5.B (Terdapat Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
6.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang mengkonfirmasi upload data absensi di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-019: Mengkonfirmasi Upload Absensi di Odoo)
7.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-042: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Upload Absensi)
8.0 [Exclusive Gateway] Apakah upload absensi lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 8.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 9.0.
- 8.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 8.E1.
9.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-043: Otomasi Pasca Konfirmasi Upload Absensi)
10.0 [User Task] Pihak Berwenang memberikan persetujuan terhadap upload data absensi di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-020: Menyetujui atau Menolak Upload Absensi di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-007: Pihak Berwenang Persetujuan Upload Absensi)
11.0 [Exclusive Gateway] Apakah upload absensi disetujui oleh pihak berwenang?
- 11.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 12.0.
- 11.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
12.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-044: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Upload Absensi)
13.0 [Exclusive Gateway] Apakah upload absensi lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 13.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 14.0.
- 13.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 13.E1.
14.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-045: Otomasi Pasca Persetujuan Upload Absensi)
15.0 [End Event - Success] Proses upload absensi selesai. Upload absensi telah disetujui dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
A1.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang mengupload ulang data absensi dari mesin absensi ke Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-017: Mengunggah Data Absensi ke Odoo)
A2.0 [User Task] Staf SDM Pusat dan Staf SDM Cabang memeriksa kembali hasil upload absensi di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-018: Memeriksa Hasil Upload Absensi di Odoo)
A3.0 Kembali ke Langkah 5.0 untuk mengevaluasi hasil upload ulang.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-046: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Upload Absensi)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah upload absensi lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan upload absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-047: Otomasi Pasca Penolakan Upload Absensi)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses upload absensi berakhir karena ditolak. Status upload absensi diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 8.E1 [Boundary Error — Langkah 8.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-048: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Upload Absensi)
- 13.E1 [Boundary Error — Langkah 13.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-049: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Upload Absensi)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-050: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Upload Absensi)