| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-008 |
| Tanggal Efektif |
22 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #LemburBersama #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap pengajuan lembur bersama diproses secara tertib, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga lembur bersama tercatat dengan benar dan berlaku bagi seluruh karyawan yang berhak sesuai ketentuan yang berlaku.
- Pemicu (Start Event): Akan ada kebutuhan untuk lembur bersama yang perlu diajukan ke sistem Odoo.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Pengajuan lembur bersama telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Pengajuan lembur bersama ditolak oleh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staf SDM Cabang dan Staf SDM Pusat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan lembur bersama di sistem Odoo.
- Lembur Bersama: Kegiatan kerja di luar jam kerja normal yang dilaksanakan secara kolektif bagi seluruh atau sebagian karyawan berdasarkan kebutuhan operasional atau kebijakan perusahaan yang berlaku.
- Pengajuan Lembur Bersama: Dokumen di Odoo yang merekam permintaan pelaksanaan lembur bersama untuk tanggal dan waktu tertentu, dibuat oleh Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat.
- Konfirmasi Pengajuan Lembur Bersama: Tindakan mengubah status pengajuan lembur bersama dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak pengajuan lembur bersama, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data pengajuan lembur bersama memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan lembur bersama dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan lembur bersama disetujui oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan lembur bersama ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan lembur bersama di Odoo untuk wilayah cabang yang menjadi tanggung jawabnya.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan lembur bersama di Odoo untuk seluruh cakupan yang menjadi tanggung jawabnya.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak pengajuan lembur bersama di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Kebutuhan lembur bersama wajib mengacu pada kebijakan perusahaan yang berlaku sebelum pengajuan dibuat di Odoo.
- Hierarki persetujuan pengajuan lembur bersama wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event] Akan ada kebutuhan untuk lembur bersama dan perlu dilakukan pengajuan ke sistem Odoo.
2.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat membuat pengajuan lembur bersama di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-032: Membuat Pengajuan Lembur Bersama di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat memeriksa inputan pengajuan lembur bersama di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-033: Memeriksa Inputan Pengajuan Lembur Bersama di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan pengajuan lembur bersama sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengkonfirmasi pengajuan lembur bersama di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-034: Mengkonfirmasi Pengajuan Lembur Bersama di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-069: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Lembur Bersama)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan lembur bersama lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-070: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Lembur Bersama)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap pengajuan lembur bersama di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-036: Menyetujui Pengajuan Lembur Bersama di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-010: Pihak Berwenang Persetujuan Lembur Bersama)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan lembur bersama disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-071: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Lembur Bersama)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan lembur bersama lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-072: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Lembur Bersama)
14.0 [End Event - Success] Proses pengajuan lembur bersama selesai. Pengajuan lembur bersama telah disetujui dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit pengajuan lembur bersama di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-035: Mengedit Pengajuan Lembur Bersama di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-073: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Lembur Bersama)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan lembur bersama lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan pengajuan lembur bersama. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-074: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Lembur Bersama)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pengajuan lembur bersama berakhir karena ditolak. Status pengajuan lembur bersama diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-075: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Lembur Bersama)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-076: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Lembur Bersama)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-077: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Lembur Bersama)
- Tabel Keputusan: DEC-ADM-010: Pihak Berwenang Persetujuan Lembur Bersama
- Menautkan Instruksi Kerja: IK-ADM-032, IK-ADM-033, IK-ADM-034, IK-ADM-035, IK-ADM-036
- Menautkan Otomasi: AUT-ADM-069, AUT-ADM-070, AUT-ADM-071, AUT-ADM-072, AUT-ADM-073, AUT-ADM-074, AUT-ADM-075, AUT-ADM-076, AUT-ADM-077