| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-001 |
| Tanggal Efektif |
15 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #CutiTahunan #AdministrasiPersonalia |
Memastikan seluruh karyawan mendapatkan alokasi cuti tahunan secara akurat, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui pembuatan dan konfirmasi alokasi cuti di Odoo, sehingga hak cuti karyawan tercatat dengan benar dan dapat digunakan pada tahun berjalan.
- Pemicu (Start Event): 1 Juni setiap tahunnya.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Alokasi cuti telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Alokasi cuti ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan aktif di seluruh cabang yang berhak atas cuti tahunan.
- Pengecualian: Pemberian cuti tambahan di luar kuota tahunan yang bersifat khusus (cuti sakit, cuti melahirkan, dll.) tidak dicakup oleh SOP ini dan diproses melalui prosedur tersendiri.
- Alokasi Cuti: Dokumen di Odoo yang merekam pemberian kuota cuti tahunan kepada seorang karyawan untuk periode tertentu.
- Konfirmasi Alokasi Cuti: Tindakan mengubah status alokasi cuti dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pemeriksaan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak alokasi cuti, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data alokasi cuti memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah alokasi cuti dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah alokasi cuti disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah alokasi cuti ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Staf SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit alokasi cuti di Odoo untuk seluruh karyawan pusat.
- Staf SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit alokasi cuti di Odoo untuk seluruh karyawan cabang dan karyawan unit yang berada di bawah cabang tersebut.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak alokasi cuti di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Karyawan yang bersangkutan wajib berstatus aktif di Odoo sebelum alokasi cuti dibuat.
- Jenis cuti tahunan dan kuota cuti yang berlaku wajib sudah terkonfigurasi di master data Odoo sebelum proses ini dijalankan.
- Hierarki persetujuan alokasi cuti wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
- Proses pembuatan alokasi cuti dimulai pada 1 Juni setiap tahunnya untuk periode cuti tahun berjalan.
1.0 [Start Event] Tanggal 1 Juni, Staf SDM Pusat atau Staf SDM Cabang memulai proses penetapan cuti tahunan untuk seluruh karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.
2.0 [User Task] Staf SDM Pusat atau Staf SDM Cabang membuat alokasi cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-001: Membuat Alokasi Cuti di Odoo)
3.0 [User Task] Staf SDM Pusat atau Staf SDM Cabang memeriksa inputan alokasi cuti di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-002: Memeriksa Inputan Alokasi Cuti di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan alokasi cuti sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Staf SDM Pusat atau Staf SDM Cabang mengkonfirmasi alokasi cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-003: Mengkonfirmasi Alokasi Cuti di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-001: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah alokasi cuti lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-002: Otomasi Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap alokasi cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-005: Menyetujui Alokasi Cuti di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-001: Pihak Berwenang Persetujuan Alokasi Cuti)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah alokasi cuti disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-003: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Alokasi Cuti)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah alokasi cuti lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-004: Otomasi Pasca Persetujuan Alokasi Cuti)
14.0 [End Event - Success] Proses penetapan cuti tahunan selesai. Alokasi cuti telah aktif dan kuota cuti tahunan karyawan telah tersedia di Odoo.
A1.0 [User Task] Staf SDM Cabang atau Staf SDM Pusat mengedit inputan alokasi cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-004: Mengedit Alokasi Cuti di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-005: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Alokasi Cuti)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah alokasi cuti lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan alokasi cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-006: Otomasi Pasca Penolakan Alokasi Cuti)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses penetapan cuti tahunan berakhir karena alokasi cuti ditolak. Status alokasi cuti diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-007: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-008: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Alokasi Cuti)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-009: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Alokasi Cuti)
- Tabel Keputusan:
- DEC-ADM-001: Pihak Berwenang Persetujuan Alokasi Cuti
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-ADM-001: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti
- AUT-ADM-002: Otomasi Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti
- AUT-ADM-003: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Alokasi Cuti
- AUT-ADM-004: Otomasi Pasca Persetujuan Alokasi Cuti
- AUT-ADM-005: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Alokasi Cuti
- AUT-ADM-006: Otomasi Pasca Penolakan Alokasi Cuti
- AUT-ADM-007: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Alokasi Cuti
- AUT-ADM-008: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Alokasi Cuti
- AUT-ADM-009: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Alokasi Cuti