| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-004 |
| Tanggal Efektif |
15 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #KertasKerjaAbsensi #AdministrasiPersonalia |
Memastikan pembuatan, pemulaan, konfirmasi, dan persetujuan kertas kerja absensi untuk setiap periode absensi berjalan secara tertib, tervalidasi oleh sistem, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga data absensi karyawan tercatat dengan benar dan siap diproses lebih lanjut.
- Pemicu (Start Event): Dua hari sebelum dimulainya periode absensi (H-2), sistem Odoo secara otomatis memulai proses administrasi kertas kerja absensi.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Kertas kerja absensi telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Kertas kerja absensi ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan aktif di seluruh unit/cabang. Proses ini dijalankan untuk setiap karyawan pada setiap periode absensi.
- Kertas Kerja Absensi: Dokumen di Odoo yang merangkum dan mencatat data kehadiran karyawan dalam satu periode absensi tertentu.
- Periode Absensi: Rentang waktu resmi yang digunakan sebagai dasar pencatatan dan perhitungan absensi karyawan. Definisi teknis tanggal H, H-2, dan H+2 ditetapkan dalam DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi.
- Hari H: Tanggal mulainya periode absensi, sebagaimana didefinisikan dalam DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi.
- Memulai Kertas Kerja Absensi: Tindakan mengubah status kertas kerja absensi dari
draft menjadi status aktif/berjalan di Odoo pada Hari H pukul 01.00 WIB, yang memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Mengkonfirmasi Kertas Kerja Absensi: Tindakan mengubah status kertas kerja absensi menjadi status terkonfirmasi di Odoo pada H+2, yang memicu serangkaian pengecekan dan otomasi pasca konfirmasi.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak kertas kerja absensi, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data kertas kerja absensi memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Memulai: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah kertas kerja absensi dimulai dan lolos pengecekan otomatis pasca memulai.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah kertas kerja absensi dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah kertas kerja absensi disetujui oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah kertas kerja absensi ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak kertas kerja absensi di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan seluruh tahapan otomatis — pembuatan, pemulaan, konfirmasi kertas kerja absensi, serta pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap transisi status.
- Seluruh data karyawan aktif wajib sudah tercatat dengan benar di Odoo sebelum proses ini berjalan.
- Hierarki persetujuan kertas kerja absensi wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
- Definisi periode absensi wajib sudah ditetapkan sesuai DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi sebelum proses ini berjalan.
1.0 [Start Event - Timer] Pada H-2 dari tanggal mulainya periode absensi, proses administrasi kertas kerja absensi dimulai secara otomatis. (Definisi H dan periode absensi lihat: DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi)
2.0 [Service Task] Sistem Odoo secara otomatis membuat kertas kerja absensi untuk seluruh karyawan aktif pada periode absensi yang bersangkutan. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-027: Pembuatan Otomatis Kertas Kerja Absensi)
3.0 [Intermediate Event - Timer] Proses menunggu hingga Hari H (tanggal mulainya periode absensi) pukul 01.00 WIB. (Definisi Hari H lihat: DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi)
4.0 [Service Task] Sistem Odoo secara otomatis memulai kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-028: Memulai Otomatis Kertas Kerja Absensi)
5.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca memulai kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-029: Pengecekan Otomatis Pasca Memulai Kertas Kerja Absensi)
6.0 [Exclusive Gateway] Apakah kertas kerja absensi lolos pengecekan otomatis pasca memulai?
- 6.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 7.0.
- 6.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 6.E1.
7.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca memulai kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-030: Otomasi Pasca Memulai Kertas Kerja Absensi)
8.0 [Intermediate Event - Timer] Proses menunggu hingga H+2 dari tanggal mulainya periode absensi. (Definisi H+2 lihat: DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi)
9.0 [Service Task] Sistem Odoo secara otomatis mengkonfirmasi kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-031: Konfirmasi Otomatis Kertas Kerja Absensi)
10.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-032: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Kertas Kerja Absensi)
11.0 [Exclusive Gateway] Apakah kertas kerja absensi lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 11.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 12.0.
- 11.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 11.E1.
12.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-033: Otomasi Pasca Konfirmasi Kertas Kerja Absensi)
13.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap kertas kerja absensi di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-021: Menyetujui atau Menolak Kertas Kerja Absensi di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-005: Pihak Berwenang Persetujuan Kertas Kerja Absensi)
14.0 [Exclusive Gateway] Apakah kertas kerja absensi disetujui oleh pihak berwenang?
- 14.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 15.0.
- 14.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
15.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-034: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Kertas Kerja Absensi)
16.0 [Exclusive Gateway] Apakah kertas kerja absensi lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 16.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 17.0.
- 16.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 16.E1.
17.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-035: Otomasi Pasca Persetujuan Kertas Kerja Absensi)
18.0 [End Event - Success] Proses administrasi kertas kerja absensi selesai. Kertas kerja absensi telah disetujui dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-036: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Kertas Kerja Absensi)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah kertas kerja absensi lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan kertas kerja absensi. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-037: Otomasi Pasca Penolakan Kertas Kerja Absensi)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses administrasi kertas kerja absensi berakhir karena ditolak. Status kertas kerja absensi diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 6.E1 [Boundary Error — Langkah 6.B]: Pengecekan otomatis pasca memulai tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-038: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Memulai Kertas Kerja Absensi)
- 11.E1 [Boundary Error — Langkah 11.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-039: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Kertas Kerja Absensi)
- 16.E1 [Boundary Error — Langkah 16.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-040: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Kertas Kerja Absensi)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-041: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Kertas Kerja Absensi)
- Instruksi Kerja: IK-ADM-021: Menyetujui atau Menolak Kertas Kerja Absensi di Odoo
- Tabel Keputusan: DEC-ADM-004: Definisi Periode Absensi
- Tabel Keputusan: DEC-ADM-005: Pihak Berwenang Persetujuan Kertas Kerja Absensi