| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-KBN-005 |
| Tanggal Efektif |
22 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #Payroll #HonorKegiatan #KompensasiBenefit |
Memastikan seluruh pembayaran honor kegiatan diproses secara terstruktur, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga honor kegiatan dapat dibayarkan secara tepat waktu dan akurat kepada pihak yang berhak.
- Pemicu (Start Event): Terdapat kegiatan yang honornya perlu dibayarkan.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Pengajuan honor kegiatan telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Pengajuan honor kegiatan ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh penanggung jawab kegiatan yang mengajukan pembayaran honor kegiatan melalui sistem Odoo.
- Pengecualian: Pembayaran honor yang bersifat darurat dan diproses di luar jalur standar ini harus mendapat persetujuan khusus dari Kepala SDM dan dicatat secara manual.
- Pengajuan Honor Kegiatan: Dokumen resmi di Odoo yang merekam detail pembayaran honor untuk peserta atau narasumber suatu kegiatan, mencakup identitas penerima, nominal honor, dan dasar penghitungan.
- Penanggung Jawab Kegiatan: Pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan dan berwenang membuat serta mengajukan permohonan pembayaran honor kepada pihak yang berwenang.
- Konfirmasi Pengajuan Honor: Tindakan penanggung jawab kegiatan yang mengubah status pengajuan honor dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pemeriksaan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak pengajuan honor kegiatan, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pemeriksaan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data pengajuan honor memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan honor kegiatan dikonfirmasi dan lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan honor kegiatan disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan honor kegiatan ditolak oleh salah satu pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan.
- Penanggung Jawab Kegiatan: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan honor kegiatan di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak pengajuan honor kegiatan di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pemeriksaan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Penanggung jawab kegiatan wajib memastikan kegiatan yang honornya diajukan telah terlaksana atau telah direncanakan secara resmi sebelum membuat pengajuan.
- Data penerima honor (nama, jabatan/peran dalam kegiatan) wajib sudah tersedia dan valid di Odoo sebelum proses ini dijalankan.
- Hierarki persetujuan pengajuan honor kegiatan wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-005: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan).
1.0 [Start Event] Terdapat kegiatan yang honornya perlu dibayarkan.
2.0 [Task] Penanggung Jawab Kegiatan membuat pengajuan honor kegiatan di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-011: Membuat Pengajuan Honor Kegiatan di Odoo)
3.0 [Task] Penanggung Jawab Kegiatan memeriksa pengajuan honor kegiatan di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-KBN-012: Memeriksa Pengajuan Honor Kegiatan di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan honor kegiatan lolos pemeriksaan?
- 4.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [Task] Penanggung Jawab Kegiatan mengkonfirmasi pengajuan honor kegiatan di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-013: Mengkonfirmasi Pengajuan Honor Kegiatan di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-025: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Honor Kegiatan)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan honor kegiatan lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-026: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Honor Kegiatan)
9.0 [Task] Pihak Berwenang melakukan proses persetujuan terhadap pengajuan honor kegiatan di Odoo. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-005: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan honor kegiatan disetujui oleh seluruh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca persetujuan pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-027: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan honor kegiatan lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-028: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan)
14.0 [End Event - Success] Proses pengajuan honor kegiatan selesai. Pengajuan honor kegiatan telah disetujui dan seluruh penerima honor akan diproses pembayarannya.
A1.0 [Task] Penanggung Jawab Kegiatan mengedit pengajuan honor kegiatan di Odoo untuk memperbaiki data yang tidak lolos pemeriksaan. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-014: Mengedit Pengajuan Honor Kegiatan di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap pengajuan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca penolakan pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-029: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Honor Kegiatan)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan honor kegiatan lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan pengajuan honor kegiatan. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-030: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Honor Kegiatan)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pengajuan honor kegiatan berakhir karena pengajuan ditolak. Status pengajuan honor kegiatan diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan. Penanggung jawab kegiatan wajib menindaklanjuti alasan penolakan sebelum membuat pengajuan baru.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi gagal, Odoo membatalkan konfirmasi dan mengembalikan status pengajuan honor ke
draft. Sistem mengirimkan notifikasi kegagalan beserta daftar permasalahan yang terdeteksi kepada Penanggung Jawab Kegiatan. Penanggung Jawab Kegiatan wajib meninjau kembali data pengajuan, memperbaiki seluruh kesalahan yang teridentifikasi, dan mengulang proses mulai dari Langkah 3.0.
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca persetujuan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Penanggung Jawab Kegiatan dan Kepala SDM. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi penyebab kegagalan otomasi sebelum proses dilanjutkan.
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca penolakan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Penanggung Jawab Kegiatan. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi dan penanganan lebih lanjut.
- Tabel Keputusan:
- DEC-KBN-005: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-KBN-025: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Honor Kegiatan
- AUT-KBN-026: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Honor Kegiatan
- AUT-KBN-027: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan
- AUT-KBN-028: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Honor Kegiatan
- AUT-KBN-029: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Honor Kegiatan
- AUT-KBN-030: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Honor Kegiatan