| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-ADM-002 |
| Tanggal Efektif |
15 April 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #PengajuanCuti #AdministrasiPersonalia |
Memastikan setiap pengajuan cuti oleh karyawan diproses secara tertib, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang melalui sistem Odoo, sehingga status cuti karyawan tercatat dengan benar dan hak cuti dapat digunakan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Pemicu (Start Event): Karyawan membutuhkan cuti.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Pengajuan cuti telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh pengecekan otomatis pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Pengajuan cuti ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan aktif di seluruh cabang yang ingin mengajukan cuti melalui sistem Odoo.
- Pengecualian: Penetapan dan pemberian kuota cuti tahunan tidak dicakup oleh SOP ini dan diproses melalui SOP-ADM-001: Penetapan Cuti Tahunan.
- Pengajuan Cuti: Dokumen di Odoo yang merekam permintaan cuti dari seorang karyawan untuk rentang tanggal tertentu, dibuat oleh karyawan yang bersangkutan.
- Konfirmasi Pengajuan Cuti: Tindakan mengubah status pengajuan cuti dari
draft menjadi status terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pengecekan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak pengajuan cuti, sesuai dengan hierarki persetujuan yang dikonfigurasi di Odoo.
- Pengecekan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data pengajuan cuti memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan cuti dikonfirmasi dan lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan cuti ditolak oleh pihak berwenang dan lolos pengecekan otomatis pasca penolakan.
- Karyawan: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan cuti di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak pengajuan cuti di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang dikonfigurasi.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Karyawan yang bersangkutan wajib berstatus aktif di Odoo sebelum pengajuan cuti dibuat.
- Karyawan wajib memiliki kuota cuti yang cukup dan sudah dialokasikan di Odoo sebelum mengajukan cuti.
- Hierarki persetujuan pengajuan cuti wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan.
1.0 [Start Event] Karyawan membutuhkan cuti dan memulai proses pengajuan cuti.
2.0 [User Task] Karyawan membuat pengajuan cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-006: Membuat Pengajuan Cuti di Odoo)
3.0 [User Task] Karyawan memeriksa inputan pengajuan cuti di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-ADM-007: Memeriksa Inputan Pengajuan Cuti di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan pengajuan cuti sudah benar?
- 4.A (Sudah Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Masih Ada Kesalahan): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [User Task] Karyawan mengkonfirmasi pengajuan cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-008: Mengkonfirmasi Pengajuan Cuti di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca konfirmasi pengajuan cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-010: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Cuti)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan cuti lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi pengajuan cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-011: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Cuti)
9.0 [User Task] Pihak Berwenang melakukan persetujuan terhadap pengajuan cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-010: Menyetujui Pengajuan Cuti di Odoo | Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-ADM-002: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Cuti)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan cuti disetujui oleh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca persetujuan pengajuan cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-012: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Cuti)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan cuti lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [End Event - Success] Proses pengajuan cuti selesai. Pengajuan cuti telah disetujui dan tercatat di Odoo.
A1.0 [User Task] Karyawan mengedit pengajuan cuti di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-ADM-009: Mengedit Pengajuan Cuti di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan pengajuan cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-013: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Cuti)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan cuti lolos pengecekan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan pengajuan cuti. (Detail spesifikasi lihat: AUT-ADM-014: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Cuti)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pengajuan cuti berakhir karena ditolak. Status pengajuan cuti diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Pengecekan otomatis pasca konfirmasi tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-015: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Cuti)
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Pengecekan otomatis pasca persetujuan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-016: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Cuti)
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Pengecekan otomatis pasca penolakan tidak lolos. (Detail penanganan lihat: AUT-ADM-017: Penanganan Kegagalan Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Cuti)
- Tabel Keputusan: DEC-ADM-002: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Cuti
- Mengimplementasikan: POL-SDM-001: Kebijakan Cuti Karyawan
- Berkaitan dengan: SOP-ADM-001: Penetapan Cuti Tahunan
- Menautkan Instruksi Kerja: IK-ADM-006, IK-ADM-007, IK-ADM-008, IK-ADM-009, IK-ADM-010
- Menautkan Otomasi: AUT-ADM-010, AUT-ADM-011, AUT-ADM-012, AUT-ADM-013, AUT-ADM-014, AUT-ADM-015, AUT-ADM-016, AUT-ADM-017