| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-SRP-001 |
| Tanggal Efektif |
16 Juni 2026 |
| Versi |
1.1 |
| Kategori Tag |
#SOP #Keuangan #Surplus #AlokasiSurplus #RAK #Pengesahan |
Memastikan setiap rupiah surplus YPII dialokasikan ke kategori yang tepat berdasarkan kondisi aktual, terdokumentasi dalam Rencana Alokasi Surplus (RAK) yang sah, dan dikomunikasikan kepada seluruh unit sebelum pencairan dimulai.
Prosedur ini dimulai saat angka surplus per unit telah tersedia dari proses tutup buku, dan berakhir saat RAK yang telah disahkan didistribusikan ke seluruh cabang. Proses tutup buku dan perhitungan surplus berada di luar ruang lingkup SOP ini.
| Istilah |
Definisi |
| RAK |
Rencana Alokasi Surplus — dokumen formal yang menetapkan peruntukan surplus per kategori per unit |
| Angka Surplus |
Nilai surplus bersih per unit yang telah tersedia dari proses tutup buku |
| Saldo Cadangan Operasional |
Saldo akun cadangan operasional per unit pada akhir tahun buku |
| Pagu Alokasi |
Nilai maksimum yang dapat dicairkan dari suatu kategori dalam satu tahun buku |
| Peran |
Pihak |
| Penyusun RAK Cabang |
Bendahara Cabang |
| Verifikator RAK Cabang |
Penanggung Jawab Yayasan Cabang |
| Penyusun RAK Konsolidasi |
Kepala Bidang Keuangan YPII |
| Penyetuju Akhir |
Ketua Yayasan |
- Angka surplus bersih per unit (dari proses tutup buku)
- Saldo cadangan operasional per unit (dari laporan keuangan)
- Template RAK (tersedia di Odoo)
- DT-ed01cb2f: Decision Table Proporsi Alokasi Surplus
- DT-a44370c2: Decision Table Kewenangan Persetujuan Pencairan Dana Surplus
Pelaksana: Bendahara Cabang
Input: Angka surplus bersih dan saldo cadangan operasional per sekolah (diserahkan oleh tim akuntansi)
Aktivitas:
- Menerima angka surplus bersih dan saldo cadangan operasional masing-masing sekolah di bawah cabang.
- Memeriksa kelengkapan data: pastikan seluruh sekolah telah menyerahkan angka.
- Menghubungi tim akuntansi jika ada unit yang datanya belum tersedia.
Output: Data surplus dan saldo cadangan operasional seluruh sekolah dalam cabang lengkap
Batas Waktu: Paling lambat 7 hari kalender setelah angka surplus tersedia dari tutup buku
Pelaksana: Bendahara Cabang
Input: Angka surplus dan saldo cadangan operasional per sekolah; angka surplus operasional cabang sendiri
Aktivitas:
- Membuka template RAK di Odoo dan mengisi identitas cabang dan tahun buku.
- Untuk setiap sekolah dan untuk operasional cabang: tentukan apakah saldo cadangan operasional sudah mencapai target minimum.
- Jika belum: alokasikan sebagian surplus ke Cadangan Operasional terlebih dahulu hingga target terpenuhi.
- Jika sudah: seluruh surplus langsung ke langkah berikutnya.
- Tentukan proporsi alokasi sisa surplus (setelah cadangan terpenuhi) ke tiga kategori lainnya menggunakan DT-ed01cb2f.
- Isi nilai pagu alokasi per kategori ke dalam template RAK.
- Tambahkan usulan kebutuhan pengembangan dari masing-masing sekolah sebagai lampiran RAK (bukan bagian dari pagu, melainkan daftar rencana kebutuhan).
Output: Draft RAK Cabang lengkap dengan pagu per kategori
Batas Waktu: Maksimal 5 hari kerja setelah data surplus lengkap diterima
Pelaksana: Penanggung Jawab Yayasan Cabang
Input: Draft RAK Cabang dari Bendahara Cabang
Aktivitas:
- Memeriksa bahwa prioritas cadangan operasional dipenuhi terlebih dahulu untuk semua unit.
- Memeriksa kesesuaian proporsi alokasi dengan DT-ed01cb2f berdasarkan rasio surplus aktual.
- Menelaah kewajaran usulan kebutuhan pengembangan dari sekolah-sekolah.
- Menyetujui RAK Cabang atau memberikan catatan revisi kepada Bendahara Cabang.
Output: RAK Cabang disetujui (atau dikembalikan untuk revisi)
Durasi: Maksimal 3 hari kerja
Catatan: Jika ada revisi, Bendahara Cabang wajib menyelesaikan dalam 2 hari kerja dan mengajukan kembali.
Pelaksana: Kepala Bidang Keuangan YPII
Input: RAK Cabang yang telah disetujui dari seluruh cabang; angka surplus operasional pusat
Aktivitas:
- Menerima RAK dari seluruh cabang dan memastikan semua cabang telah menyerahkan.
- Memeriksa saldo cadangan operasional pusat terhadap target minimum (3 bulan biaya operasional pusat); alokasikan surplus pusat ke cadangan operasional terlebih dahulu jika belum mencapai target.
- Menentukan proporsi alokasi surplus tingkat pusat menggunakan DT-ed01cb2f.
- Menyusun RAK Konsolidasi YPII yang merangkum RAK seluruh cabang dan alokasi tingkat pusat.
- Menyiapkan ringkasan eksekutif satu halaman untuk presentasi kepada Ketua Yayasan.
Output: RAK Konsolidasi YPII dan ringkasan eksekutif
Batas Waktu: Maksimal 7 hari kerja setelah seluruh RAK Cabang diterima
Pelaksana: Kepala Bidang Keuangan YPII (presenter), Ketua Yayasan (penyetuju)
Input: RAK Konsolidasi YPII dan ringkasan eksekutif
Aktivitas:
- Kepala Bidang Keuangan YPII mempresentasikan RAK Konsolidasi kepada Ketua Yayasan.
- Ketua Yayasan menelaah dan memberikan arahan atau catatan revisi.
- Revisi (jika ada) diselesaikan dalam 3 hari kerja.
- Ketua Yayasan mengesahkan RAK Konsolidasi YPII secara tertulis.
Output: RAK YPII yang telah ditandatangani Ketua Yayasan
Batas Waktu Keseluruhan: Pengesahan RAK harus selesai paling lambat 45 hari kalender setelah angka surplus tersedia dari tutup buku
Pelaksana: Kepala Bidang Keuangan YPII
Input: RAK yang telah disahkan
Aktivitas:
- Mendistribusikan salinan RAK yang disahkan kepada seluruh Penanggung Jawab Yayasan Cabang.
- Menginput pagu alokasi per kategori ke Analytic Account Odoo masing-masing unit sesuai kode alokasi yang berlaku.
- Mengarsipkan dokumen RAK fisik/digital di sistem pengarsipan Odoo.
- Sistem Odoo mengirimkan notifikasi otomatis kepada cabang bahwa RAK telah aktif dan pencairan dapat dimulai (lihat OTS-eaf77aa5).
Output: Pagu alokasi aktif di Odoo; seluruh cabang menerima notifikasi
Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah pengesahan
| Titik Kontrol |
Verifikator |
Metode |
| Cadangan operasional diisi sebelum kategori lain |
Penanggung Jawab Yayasan Cabang & Kepala Bidang Keuangan |
Cek kolom "Saldo Cadangan vs. Target" di template RAK |
| Proporsi alokasi sesuai DT-ed01cb2f |
Kepala Bidang Keuangan |
Verifikasi baris Decision Table yang diterapkan |
| RAK ditandatangani sebelum ada pencairan |
Kepala Bidang Keuangan |
Cek status RAK di Odoo sebelum memproses FPDS pertama |
| Pagu diinput ke Odoo sebelum distribusi |
Kepala Bidang Keuangan |
Verifikasi Analytic Account di Odoo |
- Jika sebuah unit mengalami defisit (bukan surplus), unit tersebut tidak memiliki alokasi surplus. Rencana pemulihan defisit diproses melalui mekanisme anggaran terpisah dan tidak menggunakan RAK.
- Jika salah satu cabang belum menyerahkan RAK pada batas waktu yang ditetapkan, Kepala Bidang Keuangan YPII melaporkan ke Ketua Yayasan dan RAK Konsolidasi disusun dengan estimasi; cabang wajib menyelesaikan RAK-nya dalam 5 hari kerja setelah tenggat terlewati.
- Perubahan RAK setelah pengesahan (amandemen) harus mendapat persetujuan ulang dari Ketua Yayasan sebelum pagu yang diubah dapat digunakan.
- KBJ-b2b1864d: Kebijakan Penggunaan Surplus Yayasan
- SOP-b359ee82: Pencairan Dana Surplus yang Telah Dialokasikan
- DT-ed01cb2f: Decision Table Proporsi Alokasi Surplus
- DT-a44370c2: Decision Table Kewenangan Persetujuan Pencairan Dana Surplus
- OTS-eaf77aa5: Otomasi Notifikasi Alokasi Surplus dan Persetujuan Pencairan