Menetapkan tata cara penentuan kelas siswa melalui pembuatan, pemeriksaan, konfirmasi, dan persetujuan dokumen School Homeroom di Odoo YPII, agar penempatan siswa pada satu Grade Class untuk satu Academic Year dan Academic Term tercatat sebagai satu dokumen yang dapat ditelusuri dan disetujui oleh pihak berwenang sebelum enrollment massal dijalankan.
SOP ini mencakup alur utama (main flow) pembuatan Homeroom sampai disetujui pihak berwenang (status Open, main flow selesai), dan alur alternatif (alternate flow) ketika Homeroom ditolak oleh pihak berwenang (status Rejected, alternate flow selesai).
SOP ini dimulai H-14 dari tanggal Daftar Ulang — variasi tanggal mulai antar cabang atau unit mengikuti Decision Table Variasi Kesepakatan Waktu Mulai (H-14) Homeroom antar Cabang/Unit.
Ruang lingkup berakhir saat dokumen Homeroom berstatus Open (disetujui) atau Rejected (ditolak). Proses lanjutan berupa pengisian kandidat siswa, Generate Enrollments, dan penyelesaian (Done) berada di luar cakupan SOP ini — lihat instruksi kerja terkait pada bagian Dokumen Terkait.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit sekolah YPII yang menggunakan model School Homeroom (school_homeroom) di Odoo.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| TU | Tata Usaha |
| Homeroom / School Homeroom | Dokumen transaksi Odoo (school_homeroom) yang berfungsi sebagai kontainer bulk-enrollment untuk satu kombinasi Academic Year, Academic Term, Grade, dan Grade Class |
| Wali Kelas | Guru yang ditugaskan sebagai penanggung jawab satu rombongan belajar; menjadi salah satu sumber input data Homeroom |
| Pihak Berwenang / Approver | Pengguna yang terdaftar sebagai approver aktif (active_approver_user_ids) pada record Homeroom yang bersangkutan |
| H-14 | Patokan waktu mulai SOP ini, yaitu 14 hari sebelum tanggal Daftar Ulang unit yang bersangkutan; variasi per cabang/unit mengikuti Decision Table terkait |
| Daftar Ulang | Tanggal registrasi ulang siswa pada unit sekolah yang menjadi titik acuan mundur (H-14) untuk memulai pembuatan Homeroom |
| Grade Class | Kelas fisik (ruang kelas/rombongan belajar) tempat siswa ditempatkan |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Staff TU | Responsible — membuat, memeriksa, memperbaiki, dan mengonfirmasi data Homeroom |
| Wali Kelas / Kepala Sekolah | Consulted — sumber input data Homeroom (Grade Class, Teacher, kandidat siswa) |
| Pihak Berwenang (Approver) | Accountable — menyetujui atau menolak Homeroom |
| Sistem Odoo | Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pasca konfirmasi, pasca persetujuan, dan pasca penolakan |
Pelaksana: Staff TU
Input: Data Grade Class, Teacher (wali kelas), dan data lain dari Wali Kelas atau Kepala Sekolah
Aktivitas: Staff TU membuat dokumen School Homeroom mulai H-14 dari tanggal Daftar Ulang (sesuai Decision Table Variasi Kesepakatan Waktu Mulai), mengisi Academic Year, Academic Term, School, Grade, Grade Class, dan (opsional) Teacher berdasarkan input dari Wali Kelas atau Kepala Sekolah. Lihat Membuat School Homeroom.
Output: School Homeroom berstatus Draft.
Durasi: H-14 dari tanggal Daftar Ulang (saat ini seragam untuk seluruh cabang/unit).
Pelaksana: Staff TU
Aktivitas: Staff TU memeriksa kelengkapan dan kebenaran data Homeroom secara manual.
Output: Hasil pemeriksaan — lolos, atau ditemukan kesalahan.
Pelaksana: Staff TU
Aktivitas: Jika pengecekan manual pada Langkah 2 menemukan kesalahan, Staff TU mengedit data Homeroom. Lihat Mengubah School Homeroom.
Output: Data Homeroom diperbarui; alur kembali ke Langkah 2 (Pemeriksaan Manual).
Pelaksana: Staff TU
Aktivitas: Setelah data Homeroom lolos pengecekan manual, Staff TU melakukan konfirmasi Homeroom. Lihat Mengonfirmasi School Homeroom.
Output: Status Homeroom berubah dari Draft menjadi Confirmed.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca konfirmasi terhadap data Homeroom.
Output: Homeroom lolos pengecekan otomatis pasca konfirmasi; lanjut ke Langkah 5.
Pelaksana: Pihak Berwenang (Approver)
Aktivitas: Pihak Berwenang — yaitu Kepala Sekolah dari School yang bersangkutan, sesuai Decision Table Pihak Berwenang Persetujuan Homeroom — memeriksa dan memutuskan menyetujui atau menolak Homeroom.
Output: Status Homeroom berubah dari Confirmed menjadi Open (disetujui) atau Rejected (ditolak).
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca persetujuan terhadap Homeroom yang telah disetujui.
Output: Homeroom lolos pengecekan otomatis pasca persetujuan; lanjut ke Langkah 7.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan, termasuk pembuatan nomor dokumen Homeroom secara otomatis.
Output: Homeroom berstatus Open dengan nomor dokumen ter-generate. Main flow selesai. Kandidat siswa dapat mulai diisi dan enrollment dapat di-generate — lihat Generate Enrollments dari School Homeroom (di luar cakupan SOP ini).
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca penolakan terhadap Homeroom yang ditolak pada Langkah 5.
Output: Homeroom lolos pengecekan otomatis pasca penolakan; lanjut ke Langkah A2.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan.
Output: Homeroom tetap berstatus Rejected. Alternate flow selesai. Untuk mengembalikan Homeroom ke Draft agar dapat diperbaiki dan diajukan ulang, gunakan Memulai Ulang School Homeroom (di luar cakupan SOP ini).