| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | OTS-FIN-SRP-001 |
| Tanggal Efektif | 16 Juni 2026 |
| Versi | 1.1 |
| Kategori Tag | #OtomasiSistem #Keuangan #Surplus #Alokasi #Notifikasi #Odoo #Workflow #Persetujuan |
Otomasi ini menangani tiga hal secara otomatis setelah RAK disahkan dan diinput ke Odoo:
| Sistem | Peran |
|---|---|
| Odoo (Purchase Module) | Pengelolaan FPDS dan alur persetujuan |
| Odoo (Automated Actions) | Eksekusi server actions berbasis perubahan status |
| Odoo (Scheduled Actions) | Eksekusi laporan terjadwal semesteran |
| Odoo (Discuss / Email) | Pengiriman notifikasi internal dan email |
| Odoo (Analytic Accounting) | Pelacakan saldo dan realisasi pagu per kode alokasi |
| ID | Pemicu | Kondisi |
|---|---|---|
| T1 | Field Change: pagu alokasi diinput ke Analytic Account Odoo | Saat Kepala Bidang Keuangan mengaktifkan pagu RAK di Odoo (langkah 6 SOP-3ed18c18) |
| T2 | State Change: FPDS disetujui oleh penyetuju pertama dalam rantai | Status FPDS berubah ke "Partially Approved" |
| T3 | State Change: FPDS disetujui penuh oleh seluruh penyetuju | Status FPDS berubah ke "Approved" |
| T4 | State Change: FPDS ditolak oleh salah satu penyetuju | Status FPDS berubah ke "Refused" |
| T5 | Scheduled Action: Laporan Realisasi Alokasi Semesteran | Setiap 1 Juli dan 1 Januari pukul 07.00 WIB |
[T1: Pagu RAK diinput ke Analytic Account Odoo]
│
▼
Sistem mendeteksi perubahan saldo
pada kode alokasi surplus (tag: Surplus, status: Aktif)
│
▼
Kirim notifikasi email + pesan Odoo Discuss ke:
- Seluruh Penanggung Jawab Yayasan Cabang
- Seluruh Bendahara Cabang
Isi: "RAK [Tahun] telah aktif. Pagu alokasi
per kategori dapat dilihat di Analytic Account.
Pencairan dapat dimulai melalui Purchase Request
dengan tag 'Surplus'."
│
▼
[Selesai — Cabang dapat mulai mengajukan FPDS
sesuai SOP-b359ee82]
[T2: FPDS berubah ke "Partially Approved"]
│
▼
Sistem mengidentifikasi penyetuju berikutnya
berdasarkan konfigurasi approval chain
(sesuai DT-a44370c2)
│
▼
Kirim notifikasi email + pesan Odoo Discuss
kepada penyetuju berikutnya
Isi: nama pengaju, nominal, kategori alokasi,
sisa pagu kategori tersebut, link langsung ke FPDS
│
▼
[Menunggu tindakan penyetuju berikutnya]
[T3: FPDS berubah ke "Approved"]
│
▼
Sistem membuat Purchase Order otomatis
dari FPDS yang disetujui
│
▼
Kurangi saldo pagu kategori alokasi
di Analytic Account (Odoo) sesuai nominal FPDS
│
▼
Kirim notifikasi konfirmasi ke pengaju:
"Pengajuan [nomor FPDS] disetujui.
Pembayaran akan diproses dalam 3 hari kerja."
│
▼
Kirim notifikasi ke Staf Keuangan Pusat
atau Bendahara Cabang untuk memproses pembayaran
│
▼
[Pembayaran diproses manual sesuai
SOP-b359ee82 Langkah 5]
[T4: FPDS berubah ke "Refused"]
│
▼
Kirim notifikasi ke pengaju:
"Pengajuan [nomor FPDS] ditolak.
Alasan: [catatan dari penyetuju].
Anda dapat merevisi dan mengajukan kembali."
│
▼
Status FPDS direset ke "Draft"
agar pengaju dapat merevisi dan submit ulang
│
▼
[Pengaju merevisi FPDS sesuai IK-54e76e5c]
[T5: 1 Juli dan 1 Januari, 07.00 WIB]
│
▼
Sistem membaca seluruh FPDS berstatus "Approved"
dan transaksi Analytic Account bertag "Surplus"
sejak awal tahun buku berjalan
│
▼
Hitung realisasi vs. pagu per kategori per unit:
- Nominal terpakai
- Nominal sisa
- Persentase serapan
│
▼
Generate laporan PDF:
"Laporan Realisasi Alokasi Surplus [Semester] [Tahun]"
│
▼
Distribusi laporan:
- Kepala Bidang Keuangan YPII → semua unit
- Penanggung Jawab Yayasan Cabang → data cabang masing-masing saja
- Ketua Yayasan → ringkasan konsolidasi
│
▼
[Laporan tersimpan di folder arsip Odoo]
Konfigurasikan Purchase Approval Levels di Odoo sesuai matrix DT-a44370c2. Kondisi trigger didasarkan pada kombinasi:
Contoh konfigurasi:
| Kondisi | Approver Level 1 | Approver Level 2 | Approver Level 3 |
|---|---|---|---|
| Pengaju = Kepala Sekolah, Kategori = Sarpras, Nominal ≤ Rp 25 juta | Penanggung Jawab Yayasan Cabang | — | — |
| Pengaju = Kepala Sekolah, Kategori = Sarpras, Nominal > Rp 100 juta | Penanggung Jawab Yayasan Cabang | Kepala Bid. Keuangan | Ketua Yayasan |
| Pengaju = Penanggung Jawab Yayasan Cabang, Kategori = Cadangan Strategis | Kepala Bid. Keuangan | Ketua Yayasan | Pengawas Yayasan |
Konfigurasi lengkap seluruh baris DT-a44370c2 dilakukan oleh administrator Odoo. Perubahan pada DT-a44370c2 harus selalu diikuti pembaruan konfigurasi approval chain di Odoo.
Buat Analytic Account di Accounting → Configuration → Analytic Accounts dengan struktur:
[KATEGORI]-[KODE UNIT]-[TAHUN]
Contoh:
SARPRAS-CBG-JKT-2026 ← Sarpras Cabang Jakarta 2026
PROGRAM-SKL-SMP1-BDG-2026
CAD-OPR-CBG-SBY-2026
CAD-STR-YPII-2026
Saldo awal setiap Analytic Account diinput manual oleh Kepala Bidang Keuangan sesuai RAK yang disahkan (Langkah 6 SOP-3ed18c18), dan inilah yang memicu T1.
Konfigurasikan di Settings → Technical → Automation → Scheduled Actions:
| Nama | Model | Interval | Waktu Pertama |
|---|---|---|---|
| YPII: Laporan Realisasi Alokasi Surplus | account.analytic.line | Setiap 6 bulan | 1 Juli [tahun berjalan], 07.00 WIB |
| Error | Penyebab | Penanganan |
|---|---|---|
| T1 tidak terpicu (notifikasi tidak terkirim) | Analytic Account dibuat tanpa tag atau kode yang benar | Verifikasi penamaan kode; administrator memicu server action secara manual dari Technical → Automated Actions |
| Approval chain tidak berjalan (FPDS langsung ke "Approved" tanpa rantai) | Approval rule tidak cocok dengan kondisi FPDS | Periksa tag "Surplus" pada FPDS dan konfigurasi approval rule; hubungi administrator Odoo |
| Laporan T5 tidak tergenerate | Scheduled Action gagal (server error) | Administrator periksa log di Scheduled Actions; jalankan manual jika perlu |
| Saldo Analytic Account tidak berkurang setelah T3 | Field Analytic Account di baris Purchase Order kosong | Periksa mapping Analytic Account di Purchase Order yang dihasilkan otomatis |
| Email tidak terkirim | Konfigurasi outgoing mail server bermasalah | Administrator periksa Settings → Technical → Email → Outgoing Mail Servers |